Thuê nhà của cá nhân: hóa đơn và chi phí được trừ

25/10/2026 10 phút đọc

Thuê văn phòng, mặt bằng, kho của cá nhân thì thường không có hóa đơn — cá nhân cho thuê có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế không thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử. Chi phí vẫn được trừ, nhưng chứng minh bằng hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền, cộng thêm chứng từ nộp thuế thay nếu hợp đồng thỏa thuận bên thuê nộp thay.

Ngưỡng nào quyết định có hóa đơn hay không
Ai nộp thuế: hai cách thỏa thuận
Điều kiện chi phí được trừ
Thuê của hộ kinh doanh thì khác
Nhóm dịch vụ khác mua của cá nhân
Vì sao nhóm này luôn làm lệch đối chiếu
Căn cứ
Xem thêm

Ngưỡng nào quyết định có hóa đơn hay không#

Ngưỡng doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng của hộ, cá nhân kinh doanh hiện là 01 tỷ đồng/năm, theo Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Mốc 100 triệu và mốc 500 triệu mà nhiều tài liệu còn dẫn đều đã cũ.

Hai tình huống:

Doanh thu cho thuê của cá nhân	Nghĩa vụ thuế	Hóa đơn
Từ 01 tỷ đồng/năm trở xuống	Không thuộc diện chịu thuế GTGT và TNCN với hoạt động cho thuê	Thường không có
Trên 01 tỷ đồng/năm	Phát sinh nghĩa vụ thuế	Thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý: ngưỡng tính trên tổng doanh thu cho thuê của cá nhân đó, không phải trên hợp đồng với riêng bạn. Một người có 5 mặt bằng cho thuê rất dễ vượt 01 tỷ dù mỗi hợp đồng chỉ vài trăm triệu.

Với cá nhân thuộc diện phải dùng hóa đơn nhưng chưa đăng ký, khi phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh sau khi người cho thuê hoàn tất nghĩa vụ kê khai, nộp thuế. Loại hóa đơn này nhận ra bằng ký tự thứ tư là L trong ký hiệu hóa đơn — xem Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc.

Ai nộp thuế: hai cách thỏa thuận#

Câu hỏi này chỉ đặt ra khi doanh thu cho thuê của cá nhân vượt 01 tỷ đồng/năm — từ 01 tỷ trở xuống thì không phát sinh thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Khi vượt ngưỡng, hợp đồng thuê cần ghi rõ một trong hai, vì hồ sơ chi phí được trừ khác nhau:

Cách 1 — cá nhân tự kê khai nộp thuế. Hồ sơ của bạn gồm hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền thuê.

Cách 2 — bên thuê nộp thuế thay. Hồ sơ gồm hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền thuê, và chứng từ kê khai, nộp tiền thuế thay (chỉ được trừ phần thuế nộp thay khi hợp đồng ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế).

Cách 2 phổ biến hơn với doanh nghiệp vì kiểm soát được rủi ro: nếu chủ nhà không nộp thuế, doanh nghiệp vẫn có thể bị hỏi. Nhược điểm là giá thuê thường được đàm phán theo số tiền chủ nhà thực nhận, nên phần thuế trở thành chi phí thêm của bên thuê — điều này phải ghi vào hợp đồng, đừng để hiểu ngầm.

Chỗ sai hay gặp: hợp đồng không nói gì về thuế, mỗi bên tưởng bên kia lo. Đến khi quyết toán mới phát hiện không ai nộp, và khoản chi thuê cả năm bị đưa vào diện xem xét.

Điều kiện chi phí được trừ#

Ngoài hồ sơ trên, khoản chi thuê vẫn phải đủ điều kiện chung: thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, và thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Tiền thuê nhà gần như luôn vượt 05 triệu, nên trả tiền mặt cho chủ nhà là rủi ro trực tiếp. Đây là thói quen còn khá phổ biến với mặt bằng nhỏ, và mỗi lần trả tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên là một khoản bị loại — trả tiền mặt cả năm thì mất chi phí thuê cả năm.

Danh sách kiểm:

[ ] Hợp đồng thuê ghi rõ địa chỉ, thời hạn, giá thuê, ai nộp thuế
[ ] Địa chỉ thuê phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế
[ ] Chuyển khoản vào tài khoản của chính người đứng tên hợp đồng
[ ] Chứng từ nộp thuế thay nếu hợp đồng thỏa thuận như vậy
[ ] Phân bổ chi phí theo kỳ nếu trả trước nhiều tháng
[ ] Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của bên cho thuê

Việc thứ ba hay bị bỏ qua: chuyển tiền cho vợ, chồng hoặc con của chủ nhà vì "cùng nhà" là chuyển sai đối tượng, và chứng từ thanh toán khi đó không khớp hợp đồng.

Thuê của hộ kinh doanh thì khác#

Nếu bên cho thuê đăng ký hộ kinh doanh ngành cho thuê bất động sản và có doanh thu trên ngưỡng, họ thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử và bạn nhận được hóa đơn bình thường. Khi đó áp quy trình hóa đơn thông thường, không cần hồ sơ thay thế. Hóa đơn tiền thuê nằm trong danh sách hóa đơn mua vào theo ngày lập ghi trên hóa đơn, không theo kỳ thuê — tiền thuê tháng 9 mà hóa đơn lập ngày 02/10 thì chỉ hiện khi tra tháng 10.

Ranh giới giữa cá nhân cho thuê và hộ kinh doanh cho thuê không phải lúc nào cũng rõ từ phía bên thuê. Cách chắc chắn là hỏi thẳng khi đàm phán và ghi vào hợp đồng, thay vì đoán. Tổng quan nghĩa vụ hóa đơn của nhóm này: Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

Nhóm dịch vụ khác mua của cá nhân#

Thuê nhà không phải trường hợp duy nhất mua của cá nhân. Các khoản như thuê xe của cá nhân, thuê kho nhỏ cũng rơi vào nhóm không có hóa đơn. Thuê nhân công thời vụ thì khác: đó là chi tiền công, hồ sơ là hợp đồng và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, không phải bảng kê thu mua.

Với hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC (điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Điều kiện: bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm, có chứng từ chi trả tiền cho người bán, và thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên.

Với riêng thuê tài sản của cá nhân, hồ sơ được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê, cộng chứng từ nộp thuế nếu doanh nghiệp nộp thay (điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC). Bảng kê 02/TNDN dành cho nhóm mua hàng hóa, dịch vụ nêu trên. Các trường hợp được lập bảng kê thu mua: Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ.

Vì sao nhóm này luôn làm lệch đối chiếu#

Chi phí thuê nhà của cá nhân là khoản lớn, đều đặn hằng tháng, và không bao giờ xuất hiện trong danh sách hóa đơn mua vào trên cổng thuế. Cùng nhóm với nó là lương, bảo hiểm bắt buộc và lãi vay trả cho cá nhân.

Nếu quy trình đối chiếu cuối tháng của bạn so tổng chi phí trên sổ với tổng hóa đơn tra được, nhóm này sẽ báo lệch mỗi kỳ, và lệch đúng bằng một con số cố định. Cách xử lý là đánh dấu nhóm không có hóa đơn ngay trên sổ để loại khỏi phạm vi đối chiếu, thay vì đi tìm hóa đơn không tồn tại mỗi tháng.

Các khoản mua của cá nhân được lập bảng kê: Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ. Quy trình đối chiếu: Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán.

Với chuỗi thuê nhiều mặt bằng, mỗi điểm bán một chủ nhà, khối lượng hồ sơ nhân lên theo số điểm: Hóa đơn chuỗi bán lẻ nhiều điểm bán.

Căn cứ#

Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP — ngưỡng doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng của hộ, cá nhân kinh doanh là 01 tỷ đồng/năm, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026
Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 15/12/2025) — khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — các trường hợp mua không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua, gồm hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng; bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, kèm chứng từ chi tiền, thanh toán không dùng tiền mặt nếu mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng
Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thay thế Thông tư 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC) — bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký
Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC — doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân: hồ sơ chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê; nếu hợp đồng thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thay thì được trừ cả phần thuế nộp thay khi có chứng từ nộp thuế
Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC — ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ký tự thứ tư L là hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh