Chi phí phúc lợi nhân viên: trần 01 tháng lương

Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng phần vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ. Vượt trần không làm mất toàn bộ khoản chi — chỉ phần vượt bị loại. Riêng bảo hiểm nhân thọ và hưu trí tự nguyện cho người lao động có trần riêng, không nằm trong trần phúc lợi.

1. Trần 01 tháng lương bình quân tính ra sao
2. Khoản nào được coi là phúc lợi
3. Bảo hiểm cho người lao động có trần riêng
4. Hóa đơn đầu vào của hàng phúc lợi
5. Nhóm hóa đơn khó theo dõi nhất trong năm
6. Rà lại trước khi quyết toán
7. Căn cứ
8. Xem thêm

Trần 01 tháng lương bình quân tính ra sao#

Căn cứ là điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế là khoản không được trừ.

Cách xác định con số đó:

01 tháng lương bình quân = quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12

Doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng thì chia cho số tháng thực tế hoạt động, không chia cứng cho 12. Đây là chỗ doanh nghiệp mới thành lập hay tính nhầm theo hướng bất lợi cho chính mình — xem thêm Hóa đơn của doanh nghiệp mới thành lập.

Ví dụ: quỹ lương thực hiện cả năm 2026 là 7,2 tỷ đồng, doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng.

Trần tính theo cả năm, không theo từng tháng hay từng đợt chi. Nghĩa là một đợt chi lớn dịp Tết không tự động vượt trần — phải cộng dồn cả năm mới biết.

Khoản nào được coi là phúc lợi#

Nhóm này gồm các khoản chi trực tiếp cho người lao động và thân nhân:

• Chi hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động
• Chi nghỉ mát
• Chi hỗ trợ điều trị, khám chữa bệnh
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức, học tập
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích học tập
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại dịp lễ, Tết
• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi khác

Hai lưu ý hay bị bỏ sót:

1. Bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo pháp luật chuyên ngành không nằm trong nhóm này — nó là chi phí bắt buộc, không phải phúc lợi.
2. Bảo hiểm nhân thọ và hưu trí tự nguyện tách ra khỏi trần phúc lợi và chịu trần riêng, xem mục dưới.

Bảo hiểm cho người lao động có trần riêng#

Điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động là khoản không được trừ.

Hai trần này độc lập nhau: điểm d loại rõ bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện, hưu trí bổ sung ra khỏi nhóm phúc lợi. Một doanh nghiệp có thể dùng hết trần 01 tháng lương cho nghỉ mát và quà Tết, đồng thời vẫn mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên trong mức 5 triệu/tháng/người mà không bị cộng gộp. Nhưng khoản bảo hiểm này chỉ được trừ khi đủ thêm hai điều kiện:

• Điều kiện hưởng và mức hưởng được ghi cụ thể tại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp (điểm đ1 khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)
• Doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động. Nếu còn nợ tiền bảo hiểm bắt buộc, toàn bộ khoản bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện, hưu trí bổ sung đều không được trừ, không chỉ phần vượt 5 triệu (điểm đ2 khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Lưu ý: mức 5 triệu/tháng/người chỉ là trần chi phí được trừ của doanh nghiệp. Việc tính thuế thu nhập cá nhân của người lao động với khoản này theo quy định riêng — đừng lấy con số 5 triệu áp sang tờ khai thuế thu nhập cá nhân.

Phân biệt bảo hiểm mua cho nhân viên với hóa đơn bảo hiểm của chính doanh nghiệp: Hóa đơn bảo hiểm: loại nào chịu thuế, loại nào không.

Hóa đơn đầu vào của hàng phúc lợi#

Trần 01 tháng lương chỉ là một điều kiện. Khoản chi vẫn phải đủ điều kiện chung của chi phí được trừ: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Quy tắc cộng dồn trong ngày áp cho nhóm này nhiều hơn người ta tưởng: mua quà Tết nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp, tổng từ 5 triệu trở lên thì tất cả các lần đó đều cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chi tiết: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Về thuế giá trị gia tăng đầu vào: hàng hóa mua để cho, biếu, tặng phục vụ sản xuất kinh doanh được khấu trừ thuế đầu vào theo khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Khi xuất hàng đó cho nhân viên, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đầu ra như hàng biếu tặng — xem Hóa đơn hàng biếu tặng, khuyến mại.

Nhóm hóa đơn khó theo dõi nhất trong năm#

Đặc điểm của chi phí phúc lợi: nhiều nhà cung cấp nhỏ, lẻ, tập trung vào vài đợt trong năm, và thường do bộ phận hành chính đặt chứ không qua quy trình mua hàng thông thường.

Việc cần làm:

• [ ] Đòi hóa đơn nghỉ mát ngay khi kết thúc chuyến đi, tránh lọt sang tháng sau
• [ ] Kiểm tra tình trạng mã số thuế của nhà cung cấp quà Tết mới trước khi thanh toán
• [ ] Đối chiếu từng hóa đơn giá trị nhỏ với danh sách trên cổng thuế
• [ ] Lập bộ chứng từ nội bộ cho chi hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn — nhóm này không có hóa đơn

Việc thứ hai đáng lưu ý nhất. Nhà cung cấp quà Tết thường là đơn vị mua một lần trong năm, không có lịch sử giao dịch để dựa vào. Công cụ tra cứu doanh nghiệp rủi ro của eHoaDon xếp mã số thuế không có trạng thái trong danh bạ người nộp thuế vào nhóm rủi ro chứ không phải "chưa rõ" — xem Kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế.

Việc thứ tư là ranh giới cần giữ rõ: chi hiếu hỷ, hỗ trợ ốm đau không mua hàng hóa dịch vụ nào nên không có hóa đơn, và đó là bình thường. Nhưng phải có quyết định chi, danh sách người nhận có ký nhận, và quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động ghi rõ khoản này. Xem thêm Chi phí không có hóa đơn.

Rà lại trước khi quyết toán#

Ba việc nên làm trước khi chốt số:

Việc thứ ba cần danh sách đầy đủ hóa đơn mua vào của kỳ trên cổng thuế — cả hóa đơn điện tử thường lẫn hóa đơn máy tính tiền — rồi đối chiếu với sổ kế toán để phát hiện hóa đơn chưa nhận. Cách làm: Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán.

Căn cứ#

• Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành 15/12/2025) — phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế là khoản không được trừ
• Điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — phần chi vượt 05 triệu đồng/tháng/người để đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ có tính chất an sinh xã hội, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động là khoản không được trừ; khoản chi phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế (điểm đ1) và không được trừ nếu doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc, kể cả nợ tiền bảo hiểm (điểm đ2)
• Điểm c và điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ; mua của cùng một người bán nhiều lần trong một ngày, tổng từ 05 triệu đồng trở lên, cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên
• Khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo phục vụ sản xuất kinh doanh được khấu trừ

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Hóa đơn hàng biếu tặng, khuyến mại và thuế GTGT
• Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ