Chi phí quảng cáo Google, Facebook và phần mềm nước ngoài

Quảng cáo Google, Facebook, phần mềm bản quyền, dịch vụ lưu trữ đám mây mua trực tiếp của nhà cung cấp nước ngoài không có hóa đơn điện tử Việt Nam — hệ thống hóa đơn điện tử chỉ chứa hóa đơn của người bán tại Việt Nam. Chi phí vẫn được trừ nếu có đủ invoice của nhà cung cấp, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế nhà thầu. Chỗ bị loại chi phí nhiều nhất không phải thiếu hóa đơn mà là thanh toán bằng thẻ cá nhân.

1. Vì sao không tra được trên cổng thuế
2. Nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu
3. Bộ chứng từ để chi phí được trừ
4. Chỗ bị loại chi phí nhiều nhất: thẻ cá nhân
5. Phân biệt với hàng hóa nhập khẩu
6. Quy đổi ngoại tệ
7. Rà soát định kỳ nhóm này
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Vì sao không tra được trên cổng thuế#

Invoice của Google, Facebook hay nhà cung cấp phần mềm nước ngoài được phát hành từ hệ thống của chính họ, không đi qua hệ thống hóa đơn điện tử Việt Nam, nên danh sách hóa đơn mua vào không có dòng nào cho khoản này. Thứ bạn nhận được là invoice hoặc receipt, thường qua email hoặc tải từ bảng điều khiển tài khoản.

Đây là điểm cần nói rõ với người quản lý: chi phí quảng cáo online là khoản lớn, đều đặn, và vĩnh viễn không xuất hiện khi tra cứu hóa đơn. Cùng nhóm này còn có lương và tiền thuê nhà của cá nhân — xem Thuê nhà của cá nhân: hóa đơn và chi phí được trừ.

Trường hợp bạn mua qua đại lý trong nước thì khác hẳn: đại lý là doanh nghiệp Việt Nam, phát hành hóa đơn điện tử bình thường, và khoản chi được xử lý như mọi dịch vụ trong nước. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chọn mua qua đại lý dù giá cao hơn.

Nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu#

Tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp Việt Nam thuộc diện chịu thuế nhà thầu. Riêng thuế GTGT: mua dịch vụ theo hợp đồng thông thường thì bên Việt Nam là người nộp thuế (khoản 3 Điều 4 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15); mua qua kênh thương mại điện tử, nền tảng số như quảng cáo Google, Facebook, phần mềm đăng ký online thì doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải khấu trừ, nộp thay nghĩa vụ thuế của nhà cung cấp (khoản 4 Điều 4).

Chứng từ nộp thuế thay này không chỉ là nghĩa vụ mà còn là căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15) xếp chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài vào ba loại chứng từ đủ điều kiện khấu trừ, ngang hàng với hóa đơn giá trị gia tăng. Loại này gồm cả chứng từ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu.

Lưu ý về tỷ lệ và cách tính thuế nhà thầu: khung pháp lý nhóm này đang trong giai đoạn chuyển tiếp sau Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 — các nội dung tại Thông tư 103/2014/TT-BTC đã bị thay thế từng phần theo nhiều mốc khác nhau. Bài này cố tình không nêu tỷ lệ cụ thể. Trước khi tính số thuế phải nộp cho một hợp đồng, hãy đối chiếu văn bản hướng dẫn đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bộ chứng từ để chi phí được trừ#

Dòng cuối cùng hay bị coi nhẹ nhưng lại là thứ trả lời câu hỏi khó nhất khi bị kiểm tra: dịch vụ này phục vụ hoạt động kinh doanh nào. Báo cáo chiến dịch quảng cáo xuất từ nền tảng, kèm số liệu, là bằng chứng tự nhiên và dễ lấy. Nguyên tắc chung cho nhóm dịch vụ không sờ được: Chứng minh giao dịch thật với dịch vụ vô hình.

Chỗ bị loại chi phí nhiều nhất: thẻ cá nhân#

Tình huống điển hình: nhân viên marketing dùng thẻ tín dụng cá nhân nạp tiền tài khoản quảng cáo, cuối tháng mang sao kê về hoàn ứng.

Ba vấn đề cùng lúc:

1. Invoice mang tên cá nhân, không phải tên và mã số thuế công ty
2. Chứng từ thanh toán không đứng tên công ty — với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, không đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để tính vào chi phí được trừ (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP) và để khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP)
3. Không ai kê khai thuế nhà thầu vì giao dịch trông như chi tiêu cá nhân

Cách khắc phục theo thứ tự ưu tiên:

• [ ] Chuyển sang tài khoản quảng cáo doanh nghiệp, khai báo tên và mã số thuế công ty để invoice ghi đúng
• [ ] Thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản đứng tên công ty
• [ ] Nếu bắt buộc dùng thẻ cá nhân: có quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền bằng văn bản, lập và theo dõi danh sách thẻ được ủy quyền, hoàn ứng qua ngân hàng
• [ ] Kê khai, nộp thuế nhà thầu cho từng kỳ thanh toán

Việc thứ ba là phương án dự phòng, không phải phương án tốt. Nó đòi hỏi hồ sơ nội bộ chặt chẽ và vẫn có rủi ro bị hỏi. Chuyển sang tài khoản quảng cáo doanh nghiệp và thanh toán bằng thẻ công ty là việc làm một lần, giải quyết hai vấn đề đầu và đưa giao dịch lên sổ để không sót kê khai thuế nhà thầu.

Về nguyên tắc chung của việc hóa đơn ghi sai tên người mua: Hóa đơn sai thông tin người mua.

Phân biệt với hàng hóa nhập khẩu#

Hai nhóm này hay bị gộp nhưng cơ chế khác nhau:

Chi tiết nhóm bên trái: Thuế GTGT hàng nhập khẩu: khấu trừ bằng chứng từ gì.

Quy đổi ngoại tệ#

Invoice của nhà cung cấp nước ngoài ghi bằng ngoại tệ, còn sổ sách và tờ khai ghi bằng đồng Việt Nam. Quy đổi ở cấp giao dịch, không quy đổi từng dòng rồi cộng lại — cộng sau khi làm tròn từng dòng sẽ ra số lệch với tổng.

Nguyên tắc này giống với hóa đơn ngoại tệ trong nước, nơi tỷ giá nằm ở cấp hóa đơn chứ không ở cấp từng mặt hàng: Hóa đơn ngoại tệ và tỷ giá.

Rà soát định kỳ nhóm này#

Với doanh nghiệp chi quảng cáo online đều hằng tháng, ba việc nên đưa vào nhịp chốt tháng:

• [ ] Đối chiếu tổng chi trên bảng điều khiển nền tảng với sao kê ngân hàng
• [ ] Kiểm tra invoice tháng đó đã ghi đúng tên và mã số thuế công ty
• [ ] Kê khai thuế nhà thầu cho phần đã thanh toán trong kỳ

Nhóm chi phí này nên được đánh dấu riêng trên sổ để loại khỏi phạm vi đối chiếu với danh sách hóa đơn cổng thuế — nếu không, mỗi tháng đều báo thiếu hóa đơn ở đúng chỗ đó. Cách tách nhóm khi đối chiếu: Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán.

Căn cứ#

• Khoản 3, khoản 4 Điều 4 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 — người nộp thuế khi mua dịch vụ của tổ chức nước ngoài; khấu trừ, nộp thay với nhà cung cấp nước ngoài qua thương mại điện tử, nền tảng số
• Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện về hóa đơn, chứng từ nộp thuế để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, trong đó có chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài (bao gồm chứng từ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu) theo điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên
• Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — điều kiện chung của khoản chi được trừ: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp; điểm c khoản 1 — chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên

Chưa dẫn số điều khoản: tỷ lệ và cách xác định thuế nhà thầu với dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài. Khung pháp lý nhóm này đang chuyển tiếp sau Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; các nội dung tại Thông tư 103/2014/TT-BTC đã bị thay thế từng phần. Đối chiếu văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh trước khi tính số thuế.

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Thuế GTGT hàng nhập khẩu: khấu trừ bằng chứng từ gì
• Chứng minh giao dịch thật với dịch vụ vô hình
• Chi phí lãi vay: hóa đơn và chứng từ để được trừ