Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán: quy trình 6 bước
Có danh sách hóa đơn từ hệ thống thuế mới là một nửa công việc. Nửa còn lại là so nó với sổ của bạn và xử lý phần lệch.
Chuẩn bị#
Bạn cần hai bảng cho cùng một kỳ:
- Bảng A: danh sách hóa đơn mua vào tải từ
hoadondientu.gdt.gov.vn, gồm cả hóa đơn thường và hóa đơn máy tính tiền - Bảng B: bảng kê hóa đơn mua vào đã nhập trong phần mềm kế toán
Khóa để so là bộ ba: MST người bán + ký hiệu hóa đơn + số hóa đơn. Đừng so bằng số hóa đơn đơn lẻ, vì các người bán khác nhau đều có hóa đơn số 1.
1. Đối chiếu số lượng hóa đơn#
Đếm số dòng của Bảng A và Bảng B. Bằng nhau chưa chắc đúng, nhưng lệch thì chắc chắn có vấn đề. Đây là phép kiểm tra 10 giây, làm trước tiên.
2. Đối chiếu tổng tiền thuế GTGT đầu vào#
Cộng cột tiền thuế của Bảng A, so với số thuế đầu vào bạn dự định kê khai.
Nếu lệch nhỏ và lẻ, thường là hóa đơn ngoại tệ chưa quy đổi hoặc làm tròn. Nếu lệch một số tròn trịa, thường là thiếu hẳn một hóa đơn.
3. Tìm hóa đơn có trên hệ thống thuế nhưng không có trong sổ#
Đây là nhóm A trừ B. Nguyên nhân thường gặp:
- Người bán đã phát hành nhưng chưa gửi cho bạn
- Hóa đơn về tay nhân viên và chưa chuyển cho kế toán
- Hóa đơn máy tính tiền của các khoản chi nhỏ
Nhóm này là tiền của bạn đang bị bỏ lại — thuế GTGT chưa khấu trừ, chi phí chưa ghi nhận.
4. Tìm hóa đơn có trong sổ nhưng không có trên hệ thống thuế#
Đây là nhóm B trừ A, và nguy hiểm hơn nhóm trên. Nguyên nhân có thể là:
- Nhập sai mã số thuế, ký hiệu hoặc số hóa đơn khi vào sổ — kiểm tra trước tiên
- Ngày lập hóa đơn rơi vào kỳ khác, nên không nằm trong khoảng bạn đã tra
- Hóa đơn không tồn tại trên hệ thống
Trường hợp cuối là vấn đề nghiêm trọng: một hóa đơn không có trên hệ thống của cơ quan thuế thì không phải hóa đơn hợp lệ. Đừng kê khai trước rồi giải trình sau.
5. Kiểm tra hóa đơn đã bị hủy, thay thế hoặc điều chỉnh#
Những hóa đơn này vẫn nằm trong Bảng A nhưng không dùng như hóa đơn bình thường:
| Trạng thái | Xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn đã bị hủy | Loại khỏi kê khai |
| Hóa đơn đã bị thay thế | Loại, dùng hóa đơn thay thế |
| Hóa đơn đã bị điều chỉnh | Giữ, cộng với hóa đơn điều chỉnh |
Nhầm lẫn hay gặp nhất là coi hóa đơn điều chỉnh như hóa đơn thay thế rồi bỏ mất hóa đơn gốc. Chi tiết ở bài Trạng thái xử lý hóa đơn (ttxly) là gì.
6. Kiểm tra trạng thái người bán#
Lọc danh sách MST người bán duy nhất trong Bảng A, rồi tra trạng thái từng mã số thuế. Nhà cung cấp đã ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là rủi ro bị loại chi phí — xem Cách kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế.
Tần suất nên làm#
- Hàng tháng: bước 1, 2, 3, 5 — nhanh, phát hiện sớm hóa đơn thiếu
- Hàng quý: thêm bước 4 và 6 — kỹ hơn, trước khi số liệu chốt
- Trước khi cơ quan thuế kiểm tra: cả 6 bước cho tất cả các kỳ trong phạm vi kiểm tra, vì trạng thái hóa đơn và trạng thái người bán đều thay đổi theo thời gian
Điểm cuối quan trọng: dữ liệu bạn tải tháng trước đã có thể sai. Người bán hủy hóa đơn hoặc nhà cung cấp bị đổi trạng thái sau khi bạn đã kê khai. Trước mỗi lần làm việc với cơ quan thuế, tra lại chứ đừng dùng file cũ.
Lịch cụ thể cho từng mốc trong tháng và trong quý: Lịch kê khai thuế 2026.
Căn cứ#
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14)
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Chương IV quy định cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
- Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC)
Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.
Xem thêm#
Đừng tải hóa đơn thủ công nữa
eHoaDon đồng bộ hóa đơn mua vào từ Cục Thuế, lấy đầy đủ dòng hàng hóa và xuất Excel trong vài phút.
Dùng thử miễn phí