Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh: những điểm khác doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh, hóa đơn nhận được thường khác với hóa đơn quen thuộc — và phần thuế GTGT bạn định khấu trừ có thể không tồn tại.

1. Hộ kinh doanh dùng loại hóa đơn nào
2. Sai sót phổ biến khi hạch toán
3. Hộ kinh doanh có hóa đơn máy tính tiền
4. Tra cứu trạng thái hộ kinh doanh
5. Doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh cần gì
6. Tóm lại
7. Căn cứ

Hộ kinh doanh dùng loại hóa đơn nào#

Từ 01/01/2026, thuế khoán với hộ kinh doanh đã được bãi bỏ (khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15) — hộ kinh doanh tự kê khai theo doanh thu thực tế.

Ngưỡng chịu thuế là 01 tỷ đồng/năm: hộ có doanh thu năm từ 01 tỷ trở xuống không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN. Mốc này do Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng lên từ 500 triệu, áp dụng ngay từ kỳ tính thuế 2026 — nếu bạn còn dùng mốc 500 triệu thì đó là số cũ.

Về hóa đơn, phần lớn hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng — mẫu số 2, không phải hóa đơn giá trị gia tăng mẫu số 1.

Khác biệt quan trọng nhất với người mua: hóa đơn bán hàng không có dòng thuế GTGT. Toàn bộ số tiền là giá trị hàng hóa, dịch vụ.

Nghĩa là bạn không có gì để khấu trừ. Số tiền đó đi vào chi phí, không đi vào thuế GTGT đầu vào.

Cách nhận biết nhanh: xem ký hiệu mẫu số hóa đơn. Chi tiết ở bài Cách đọc ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

Sai sót phổ biến khi hạch toán#

Kế toán quen với hóa đơn GTGT thường tự tách thuế từ tổng tiền trên hóa đơn bán hàng — ví dụ lấy tổng tiền chia 1,1 để ra giá trước thuế và tiền thuế 10%.

Đây là sai. Trên hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT nào để tách. Việc tự tách tạo ra một khoản thuế đầu vào không tồn tại, và khi cơ quan thuế đối chiếu sẽ bị loại.

Kiểm tra bằng cách: lọc danh sách hóa đơn mua vào theo ký hiệu mẫu số, tách riêng nhóm mẫu số 2 ra khỏi nhóm khấu trừ. Xem thêm Những trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.

Hộ kinh doanh có hóa đơn máy tính tiền#

Với hộ kinh doanh bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng — quán ăn, cửa hàng, tiệm cà phê — hóa đơn thường được khởi tạo từ máy tính tiền.

Hai điều cần biết:

1. Loại hóa đơn này nằm ở menu tra cứu riêng trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Nếu bạn chỉ tra menu hóa đơn mua vào thông thường, bạn sẽ không thấy chúng. Đây là nguyên nhân bỏ sót phổ biến nhất khi đối chiếu.

2. Trạng thái xử lý là 8, không phải 5. Nếu bạn quen chỉ chấp nhận trạng thái 5, bạn sẽ loại oan toàn bộ nhóm này.

Chi tiết ở bài Hóa đơn máy tính tiền (MTT) khác gì hóa đơn điện tử thông thường.

Tra cứu trạng thái hộ kinh doanh#

Hộ kinh doanh cũng có mã số thuế và cũng có trạng thái người nộp thuế như doanh nghiệp. Nhưng có hai điểm khác biệt thực tế:

Trạng thái "chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân" phổ biến hơn nhiều. Đây là trạng thái thủ tục, thuộc nhóm cần lưu ý chứ không phải nhóm rủi ro — không nên vì thấy trạng thái khác 1 mà từ chối giao dịch.

Có thể tra bằng số định danh cá nhân. Với cá nhân và hộ kinh doanh, mã số thuế đôi khi gắn với căn cước công dân.

Bảng đầy đủ 10 trạng thái mã số thuế và cách phân loại ba mức ở bài Cách kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế.

Doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh cần gì#

Vì không có thuế GTGT để khấu trừ, rủi ro chuyển sang phía chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Để bảo vệ khoản chi:

• [ ] Hóa đơn bán hàng hợp lệ, có trên hệ thống tra cứu
• [ ] Hợp đồng hoặc đơn hàng, kể cả với giao dịch nhỏ nếu lặp lại thường xuyên
• [ ] Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho với hàng hóa
• [ ] Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từ 5 triệu đồng — mốc cũ 20 triệu không còn áp dụng
• [ ] Trạng thái mã số thuế hộ kinh doanh tại thời điểm giao dịch

Mục cuối đáng lưu tâm hơn với hộ kinh doanh so với doanh nghiệp, vì hộ kinh doanh ngừng hoạt động hoặc chuyển đổi thường xuyên hơn, và thủ tục chấm dứt không luôn được hoàn tất.

Tóm lại#

Việc quan trọng nhất: lọc theo mẫu số trước khi tính thuế đầu vào. Một bước AutoFilter tránh được sai sót lặp lại hàng tháng.

Căn cứ#

• Khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 — bỏ phương pháp khoán với hộ kinh doanh từ 01/01/2026
• Luật số 09/2026/QH16 (24/4/2026) và Nghị định 141/2026/NĐ-CP (29/4/2026) — nâng ngưỡng doanh thu không chịu thuế lên 01 tỷ đồng/năm, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026
• Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC — mẫu số và ký hiệu hóa đơn
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng 5 triệu đồng với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.