Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ

Có một nhóm khoản chi không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ, nhưng đó là danh sách đóng chứ không phải quy tắc chung. Điều kiện đi kèm gồm bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật ký chịu trách nhiệm, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên.

1. Nguyên tắc gốc
2. Năm nhóm được lập bảng kê
3. Ba điều kiện đi kèm, không phải một
4. Bảng kê thu mua cần ghi gì
5. Điều bảng kê không làm được
6. Ranh giới không nên vượt qua
7. Các khoản chi hay bị loại vì thiếu chứng từ
8. Cách giảm nhóm chi phí không hóa đơn
9. Hồ sơ đi kèm mỗi khoản chi theo bảng kê
10. Căn cứ
11. Xem thêm

Nguyên tắc gốc#

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần ba điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh, liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh, và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Điều kiện thứ ba là điều kiện có ngoại lệ. Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn mà vẫn được lập bảng kê thu mua làm căn cứ tính chi phí được trừ.

Năm nhóm được lập bảng kê#

Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê năm nhóm:

1. Nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra
2. Sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp, do người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra
3. Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt
4. Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra
5. Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT

Nhóm 5 hay bị bỏ sót và cũng là nhóm rộng nhất. Từ 2026 ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT là 01 tỷ đồng/năm, nên phần lớn người bán nhỏ vẫn nằm trong diện được lập bảng kê.

Ranh giới không nằm ở chỗ người bán là cá nhân hay hộ kinh doanh, mà ở chỗ họ có nghĩa vụ xuất hóa đơn hay không. Hộ, cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng thuộc nhóm 5. Ngược lại, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã trên ngưỡng thì phải xuất hóa đơn, và việc họ từ chối không phải lý do để lập bảng kê.

Ba điều kiện đi kèm, không phải một#

Nhiều người chỉ nhớ bảng kê mà quên hai vế còn lại:

Vế thứ ba là điểm mới cần đặc biệt chú ý — trước đây nhiều đơn vị vẫn chi tiền mặt cho toàn bộ khoản mua theo bảng kê. Cách xác định ngưỡng và quy tắc cộng dồn: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Bảng kê thu mua cần ghi gì#

• [ ] Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người bán
• [ ] Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền
• [ ] Ngày mua
• [ ] Chữ ký người mua hàng
• [ ] Chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền

Bảng kê lập theo từng lần mua, không gộp cả tháng thành một dòng. Một bảng kê ghi "mua nông sản tháng 9, 400 triệu" là loại chứng từ không thuyết phục được ai.

Điều bảng kê không làm được#

Không tạo ra thuế GTGT đầu vào. Bảng kê chỉ là căn cứ cho chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Không có hóa đơn thì không có thuế đầu vào để khấu trừ, và đây là điểm phân biệt với hóa đơn bán hàng — hóa đơn bán hàng cũng không có thuế để khấu trừ nhưng vẫn là hóa đơn. Xem Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào.

Không thay thế hóa đơn của người có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Đây là ranh giới quan trọng nhất của cả bài.

Ranh giới không nên vượt qua#

Ba tình huống hay bị dùng sai:

"Người bán không chịu xuất hóa đơn nên lập bảng kê." Sai đối tượng nếu người bán là doanh nghiệp, hoặc hộ kinh doanh đã trên ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT. Họ có nghĩa vụ xuất hóa đơn; việc họ từ chối là vấn đề phải giải quyết với họ.

"Mua của cá nhân thì cứ lập bảng kê." Chưa đủ. Phải thuộc một trong năm nhóm ở trên, và phải xác định được người bán ở nhóm nào — nhóm 1 đến 4 đòi hỏi họ là người sản xuất, thu nhặt, sở hữu trực tiếp; nhóm 5 đòi hỏi doanh thu dưới ngưỡng.

"Chi phí thật thì thế nào cũng được trừ." Không. Có thật là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ. Thiếu chứng từ theo quy định thì khoản chi vẫn bị loại, dù chi thật.

Các khoản chi hay bị loại vì thiếu chứng từ#

Dòng thứ ba là chuyện xảy ra hằng tuần ở nhiều doanh nghiệp: nhân viên nộp phiếu tính tiền của nhà hàng thay vì hóa đơn. Xem Hóa đơn nhà hàng, khách sạn và chi phí tiếp khách.

Cách giảm nhóm chi phí không hóa đơn#

Bài toán thực tế không phải là "làm sao hợp thức hóa" mà là "làm sao ít khoản như vậy đi":

1. Chọn nhà cung cấp xuất được hóa đơn với mọi khoản chi thường xuyên
2. Đặt quy tắc nội bộ: khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có hóa đơn mới được hoàn ứng — lấy đúng ngưỡng chứng từ thanh toán để chỉ phải nhớ một con số
3. Thanh toán qua ngân hàng mặc định, tiền mặt là ngoại lệ
4. Rà hằng tháng các khoản chi chưa có chứng từ và xử lý khi còn liên hệ được với người bán

Điểm 2 là điểm có hiệu lực nhanh nhất, vì nó chuyển việc đòi hóa đơn về đúng người đã phát sinh chi phí. Cách triển khai: Quy trình nhận hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp.

Hồ sơ đi kèm mỗi khoản chi theo bảng kê#

Ngoài bảng kê, nên giữ thêm bằng chứng giao dịch có thật — vì đây là nhóm chi phí bị soi kỹ nhất:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán, nếu có
• Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho
• Chứng từ thanh toán
• Ảnh chụp, tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng nếu là nông, thủy sản

Bộ hồ sơ chung để chứng minh một giao dịch là thật: Hợp đồng, biên bản giao nhận: hồ sơ đi kèm hóa đơn.

Căn cứ#

• Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) — năm nhóm mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua để tính vào chi phí được trừ, trong đó có hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT; yêu cầu bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký chịu trách nhiệm, kèm chứng từ chi trả tiền
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP — giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt
• Khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) — bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN
• Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP — ngưỡng doanh thu chịu thuế 01 tỷ đồng/năm với hộ, cá nhân kinh doanh
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: mốc 5 triệu
• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
• Hợp đồng, biên bản giao nhận: hồ sơ đi kèm hóa đơn