Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: các trường hợp
Một hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán đang hoạt động, trạng thái đầy đủ — vẫn có thể không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tính hợp lệ của hóa đơn và quyền khấu trừ là hai điều kiện khác nhau.
Bảng tổng hợp các trường hợp, chia theo 4 nhóm nguyên nhân:
| Trường hợp | Nhóm | Xử lý |
|---|---|---|
| Hóa đơn bán hàng (mẫu số 2) | Bản thân hóa đơn | Không có thuế để khấu trừ, cả số tiền vào chi phí |
| Hóa đơn đã bị hủy hoặc đã bị thay thế | Bản thân hóa đơn | Loại khỏi kê khai |
| Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối (trạng thái 2, 4) | Bản thân hóa đơn | Yêu cầu người bán lập lại |
| Sai mã số thuế người mua | Bản thân hóa đơn | Cần hóa đơn thay thế |
| Thanh toán bằng tiền mặt, giao dịch từ 5 triệu đồng | Điều kiện thanh toán | Mất quyền khấu trừ |
| Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân người đại diện | Điều kiện thanh toán | Mất quyền khấu trừ |
| Dùng cho hoạt động không chịu thuế GTGT | Mục đích sử dụng | Không khấu trừ |
| Dùng cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế | Mục đích sử dụng | Phải phân bổ |
| Người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Người bán | Bị rà soát kỹ, thường bị loại nếu không chứng minh được giao dịch thật |
| Người bán đang tạm ngừng kinh doanh | Người bán | Hóa đơn có ngày lập trong kỳ tạm ngừng là hóa đơn có vấn đề |
- Nhóm 1: Do bản thân hóa đơn
- Nhóm 2: Do điều kiện thanh toán
- Nhóm 3: Do mục đích sử dụng
- Nhóm 4: Do người bán
- Rà soát trước khi kê khai
- Căn cứ
- Xem thêm
Nhóm 1: Do bản thân hóa đơn#
Hóa đơn bán hàng, không phải hóa đơn GTGT. Người bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì phát hành hóa đơn bán hàng — mẫu số 2. Trên đó không có dòng thuế GTGT, nên không có gì để khấu trừ. Toàn bộ số tiền là chi phí.
Cách nhận biết nhanh: xem ký hiệu mẫu số. Chi tiết ở bài Cách đọc ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Hóa đơn đã bị hủy hoặc đã bị thay thế. Vẫn hiện trong danh sách tra cứu nhưng không dùng để kê khai. Xem Hóa đơn bị hủy sau khi đã kê khai.
Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối. Trạng thái xử lý 2 hoặc 4 — không đủ điều kiện cấp mã hoặc bị từ chối. Cần yêu cầu người bán lập lại.
Sai thông tin người mua. Tên, địa chỉ, mã số thuế của bạn trên hóa đơn sai. Sai mã số thuế là nghiêm trọng và cần hóa đơn thay thế; sai nhẹ về tên hoặc địa chỉ thì mức độ tùy trường hợp, nhưng nên yêu cầu sửa.
Nhóm 2: Do điều kiện thanh toán#
Thanh toán bằng tiền mặt. Đây là trường hợp bị loại phổ biến nhất trong thực tế, và hoàn toàn phòng ngừa được. Hóa đơn hợp lệ, hàng hóa thật, nhưng thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mất quyền khấu trừ.
Lưu ý quan trọng về thay đổi quy định: mốc 20 triệu đồng đã bị thay bằng mốc 5 triệu đồng.
Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) bỏ mốc "từ 20 triệu đồng trở lên" ở tầng luật. Mức cụ thể do Chính phủ quy định, và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đặt ngưỡng từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) — trên mức này phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ. Khoản 2 Điều 26 nêu một số trường hợp đặc thù.
Với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, mức tương ứng cũng là 5 triệu đồng mỗi lần (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hiệu lực 15/12/2025).
Nếu bạn vẫn đang áp dụng mốc 20 triệu, hãy rà lại: khoảng giá trị từ 5 đến 20 triệu đồng trước đây trả tiền mặt vẫn được khấu trừ, giờ thì không.
Hai điểm hay bị bỏ qua:
- Mốc tính theo từng giao dịch, nên chia nhỏ hóa đơn trong cùng ngày cho cùng nhà cung cấp không phải cách xử lý an toàn — và với mốc chỉ còn 5 triệu thì phần lớn giao dịch đều vượt.
- Chuyển khoản phải vào tài khoản đúng tên doanh nghiệp bán, không phải tài khoản cá nhân của người đại diện.
Nhóm 3: Do mục đích sử dụng#
Hàng hóa, dịch vụ không dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT. Chi phí phục vụ hoạt động không chịu thuế, hoặc chi tiêu mang tính cá nhân, không được khấu trừ.
Trường hợp dùng cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế thì phải phân bổ. Phần tương ứng với hoạt động không chịu thuế không được khấu trừ.
Một số chi phí có giới hạn riêng, ví dụ tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có mức khống chế. Với các trường hợp này, kiểm tra quy định hiện hành tại thời điểm phát sinh.
Nhóm 4: Do người bán#
Người bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Hóa đơn của nhà cung cấp thuộc diện này bị rà soát rất kỹ, và thường bị loại nếu bạn không chứng minh được giao dịch là thật.
Người bán đang tạm ngừng kinh doanh mà vẫn phát hành hóa đơn. Ngày lập hóa đơn nằm trong kỳ tạm ngừng là hóa đơn có vấn đề.
Cả hai trường hợp phòng ngừa bằng cách tra trạng thái mã số thuế trước khi ký hợp đồng và định kỳ sau đó — xem Cách kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế.
Rà soát trước khi kê khai#
Bốn phép kiểm tra, làm được trên chính file Excel bạn đã tải về:
- [ ] Lọc theo ký hiệu mẫu số — tách hóa đơn bán hàng (mẫu 2) ra khỏi nhóm khấu trừ
- [ ] Lọc theo trạng thái hóa đơn — loại hóa đơn đã hủy, đã bị thay thế
- [ ] Lọc hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên — đối chiếu với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- [ ] Lọc danh sách MST người bán duy nhất — tra trạng thái từng nhà cung cấp
Ba phép đầu làm bằng Excel trong vài phút. Phép thứ tư tốn thời gian nhất nếu làm tay — thao tác lọc danh sách: Lọc danh sách mã số thuế nhà cung cấp duy nhất từ file hóa đơn.
Căn cứ#
- Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) — bỏ mốc "từ 20 triệu đồng trở lên"
- Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT); khoản 2 Điều 26 nêu các trường hợp đặc thù
- Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) — mức 5 triệu đồng/lần với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.
Xem thêm#
- Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh — vì sao hóa đơn mẫu số 2 không có gì để khấu trừ
Đừng tải hóa đơn thủ công nữa
eHoaDon đồng bộ hóa đơn mua vào từ Cục Thuế, lấy đầy đủ dòng hàng hóa và xuất Excel trong vài phút.
Dùng thử miễn phí