Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung: cách tính đúng

Nguyên tắc gốc rất gọn: đầu ra chịu thuế thì đầu vào được khấu trừ, đầu ra không chịu thuế thì đầu vào không được khấu trừ. Phần rắc rối chỉ nằm ở những chi phí phục vụ cả hai — và cách xử lý là hạch toán riêng nếu tách được, phân bổ theo doanh thu nếu không.

1. Ba nhóm thuế đầu vào
2. Công thức phân bổ
3. Tính theo tháng hay theo năm
4. Ví dụ cụ thể
5. Bốn lỗi hay gặp
6. Chuẩn bị dữ liệu để tính
7. Tài sản cố định dùng chung
8. Hồ sơ cần lưu để giải trình
9. Căn cứ
10. Xem thêm

Ba nhóm thuế đầu vào#

Việc đầu tiên phải làm không phải là tính toán mà là phân loại:

Nhóm thứ ba càng nhỏ thì công việc càng nhẹ và số liệu càng chắc. Đây là lý do việc hạch toán riêng ngay từ đầu đáng làm hơn là phân bổ về sau.

Công thức phân bổ#

Khi không hạch toán riêng được, phần thuế đầu vào dùng chung được khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu:

Thuế đầu vào dùng chung được khấu trừ
  = Tổng thuế đầu vào dùng chung
  × (Doanh thu chịu thuế / Tổng doanh thu)

Ba lưu ý, và lưu ý thứ ba là thay đổi mới:

• Tổng doanh thu ở mẫu số gồm doanh thu chịu thuế, không chịu thuế, và các loại doanh thu khác theo quy định
• Doanh thu hàng xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% thuộc nhóm chịu thuế, không phải nhóm không chịu thuế — đây là chỗ nhầm làm sai tỷ lệ khá nhiều
• Từ 20/6/2026, theo điểm c khoản 2 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP được bổ sung bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP, tử số còn gồm cả doanh thu của hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT

Lưu ý thứ ba làm tăng số thuế được khấu trừ. Doanh nghiệp có nhóm doanh thu không phải kê khai tính nộp thuế mà vẫn dùng công thức cũ là tự làm giảm quyền khấu trừ của mình.

Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động chịu nhiều mức thuế suất khác nhau, phải hạch toán riêng thuế đầu vào theo từng mức; không tách riêng được thì cũng xác định theo tỷ lệ doanh thu.

Tính theo tháng hay theo năm#

Đây là quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, không phải lựa chọn:

1. Trong năm: phân bổ tạm theo tỷ lệ doanh thu của từng kỳ khai thuế
2. Cuối năm: tính lại theo tỷ lệ doanh thu cả năm và kê khai điều chỉnh phần chênh lệch

Bước 2 hay bị bỏ vì không ai nhắc. Hệ quả là tỷ lệ dùng suốt năm dựa trên các tháng đầu — trong khi cơ cấu doanh thu năm thường lệch hẳn so với tháng 1, tháng 2. Đưa việc này vào danh sách công việc cuối năm: Rà soát hóa đơn cuối năm: checklist trước quyết toán.

Ví dụ cụ thể#

Một doanh nghiệp trong năm có:

• Doanh thu chịu thuế: 7 tỷ đồng
• Doanh thu không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT: 1 tỷ đồng
• Doanh thu không chịu thuế: 2 tỷ đồng
• Tổng doanh thu: 10 tỷ đồng
• Thuế đầu vào dùng chung cả năm: 300 triệu đồng

Tử số gồm cả doanh thu không phải kê khai tính nộp thuế: (7 + 1) / 10 = 80%

Nếu bỏ sót 1 tỷ ở tử số theo công thức cũ, tỷ lệ chỉ còn 70% và doanh nghiệp mất 30 triệu tiền thuế được khấu trừ.

Phần 60 triệu không được khấu trừ được ghi nhận vào chi phí, và nó vẫn là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu khoản chi gốc là hợp lệ. Đừng vừa mất khấu trừ vừa loại khỏi chi phí — đó là thiệt kép không có căn cứ.

Bốn lỗi hay gặp#

Khấu trừ toàn bộ vì "phần không chịu thuế nhỏ quá". Không có ngưỡng bỏ qua. Tỷ lệ nhỏ thì số tiền nhỏ, nhưng vẫn phải tính.

Đưa doanh thu xuất khẩu vào nhóm không chịu thuế. Thuế suất 0% vẫn là chịu thuế. Nhầm chỗ này làm tỷ lệ khấu trừ thấp đi và doanh nghiệp mất tiền oan.

Không tính lại cuối năm. Đã nói ở trên, và là lỗi phổ biến nhất.

Xếp nhầm chi phí dùng riêng thành dùng chung. Chi phí tách được thì phải tách. Gom hết vào nhóm dùng chung cho tiện là làm giảm số thuế được khấu trừ của chính mình.

Chuẩn bị dữ liệu để tính#

Muốn phân bổ đúng, bạn cần hai bộ số liệu sạch:

• Doanh thu theo từng nhóm — lấy từ sổ doanh thu, tách chịu thuế và không chịu thuế
• Thuế đầu vào theo từng nhóm — lấy từ bảng kê hóa đơn mua vào, gắn nhãn cho từng hóa đơn

Bộ thứ hai là phần tốn công. Cách làm thực dụng: khi dựng bảng kê hóa đơn mua vào, thêm một cột phân loại và điền ngay lúc nhận hóa đơn, thay vì để cuối năm ngồi phân loại vài trăm dòng theo trí nhớ. Xem Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào.

Một cảnh báo khi ghép dữ liệu: file của hóa đơn điện tử thường và file của hóa đơn máy tính tiền có bố cục cột khác nhau, dán chồng vào một sheet là lệch ngay. Xem Xuất Excel hóa đơn mua vào đầy đủ dòng hàng hóa.

Tài sản cố định dùng chung#

Với tài sản cố định phục vụ cả hai hoạt động, phần thuế đầu vào cũng phân bổ theo cùng nguyên tắc. Khác biệt là tài sản có tuổi thọ nhiều năm, nên tỷ lệ phân bổ tại thời điểm mua sẽ khác tỷ lệ những năm sau.

Ghi rõ cách xác định tỷ lệ đã áp dụng vào hồ sơ tài sản, để năm sau còn giải thích được. Xem Hóa đơn tài sản cố định: khấu trừ và hồ sơ cần lưu và trường hợp bị khống chế riêng: Khấu trừ thuế GTGT ô tô dưới 9 chỗ: mốc 1,6 tỷ đồng.

Hồ sơ cần lưu để giải trình#

• [ ] Bảng tính tỷ lệ phân bổ theo từng kỳ và cả năm
• [ ] Số liệu doanh thu tách theo nhóm, khớp với báo cáo
• [ ] Bảng kê hóa đơn đầu vào có cột phân loại
• [ ] Thuyết minh cách xác định nhóm dùng chung
• [ ] Bút toán điều chỉnh cuối năm

Bảng tính là thứ được hỏi đầu tiên. Nếu bạn chỉ có con số cuối cùng mà không có đường đi tới nó, việc giải trình sẽ rất mất thời gian — kể cả khi con số đúng.

Căn cứ#

• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16) — nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào; hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì thuế đầu vào không được khấu trừ
• Khoản 2 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — yêu cầu hạch toán riêng, xác định theo tỷ lệ doanh thu khi không hạch toán riêng được, và nghĩa vụ tính lại theo số cả năm
• Nghị định 144/2026/NĐ-CP (ban hành 05/5/2026, hiệu lực 20/6/2026) — bổ sung điểm c khoản 2 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: tử số phân bổ gồm cả doanh thu của hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT
• Nghị định 359/2025/NĐ-CP (31/12/2025) — sửa đổi, bổ sung Nghị định 181/2025/NĐ-CP
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
• Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán
• Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào