Lọc danh sách mã số thuế nhà cung cấp duy nhất từ file hóa đơn

11/08/2026 5 phút đọc

Trước khi rà soát nhà cung cấp, bạn cần một danh sách mã số thuế duy nhất — không phải danh sách hóa đơn. Bài này là phần thao tác Excel để tạo ra danh sách đó.

Vì sao cần rà soát và cách đọc kết quả: Kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế: 10 trạng thái.

Lấy từ file hóa đơn, không lấy từ danh bạ
Thao tác cơ bản
Gộp nhiều tháng trước khi lọc trùng
Đừng quên file hóa đơn máy tính tiền
Làm sạch dữ liệu trước khi rà
Thêm cột để dùng lại được
Sau khi có danh sách
Căn cứ
Xem thêm

Lấy từ file hóa đơn, không lấy từ danh bạ#

Danh bạ nhà cung cấp trong phần mềm kế toán chứa cả đơn vị nhiều năm không giao dịch. Rà soát nó là làm việc thừa, và vẫn bỏ sót nhà cung cấp mới nếu chưa ai nhập vào danh bạ.

Nguồn đúng là file danh sách hóa đơn mua vào của kỳ bạn quan tâm — nó phản ánh chính xác những ai đã xuất hóa đơn cho bạn.

Con số thực tế đáng biết: một doanh nghiệp 300 hóa đơn/tháng thường chỉ có 40–80 nhà cung cấp duy nhất. Khối lượng rà soát nhỏ hơn nhiều so với số hóa đơn.

Thao tác cơ bản#

Mở file danh sách hóa đơn mua vào đã tải về
Tìm cột MST người bán — không phải cột tên
Copy toàn bộ cột đó sang một sheet mới
Chọn cột, vào Data → Remove Duplicates

Trên Google Sheets, thay bước 4 bằng =UNIQUE(A2:A1000).

Gộp nhiều tháng trước khi lọc trùng#

Sai sót thường gặp: lọc trùng từng tháng rồi rà từng tháng. Cùng một nhà cung cấp xuất hiện ở 12 tháng sẽ bị rà 12 lần.

Thứ tự đúng là gộp tất cả trước, lọc trùng sau:

Tạo sheet TatCa
Dán nối tiếp cột MST người bán của cả 12 tháng vào một cột duy nhất
Remove Duplicates một lần trên toàn bộ

Với cả năm, bạn thường còn 100–200 mã số thuế thay vì hàng nghìn dòng.

Đừng quên file hóa đơn máy tính tiền#

Hai loại hóa đơn nằm ở hai menu tra cứu riêng và xuất ra hai file riêng. Chỉ gộp file hóa đơn thường là bỏ sót toàn bộ nhà cung cấp bán lẻ.

Khi gộp hai file, chú ý cấu trúc cột của chúng khác nhau — nên copy theo tên tiêu đề cột, đừng copy theo vị trí. Xem Hóa đơn máy tính tiền (MTT) khác gì hóa đơn điện tử thông thường.

Làm sạch dữ liệu trước khi rà#

Ba lỗi làm kết quả rà soát sai:

Khoảng trắng đầu cuối. Dữ liệu copy từ file xuất ra thường kèm space. Dùng =TRIM(A2) cho cả cột trước khi lọc trùng — nếu không, cùng một mã số thuế sẽ thành hai dòng khác nhau.

Mã số thuế bị Excel chuyển thành số. Mã 10 chữ số bị hiển thị dạng khoa học, hoặc mất số 0 ở đầu. Định dạng cột thành Text trước khi dán.

Mã số thuế đơn vị phụ thuộc. Dạng 0123456789-001 là chi nhánh của 0123456789. Tùy mục đích, bạn có thể muốn tách phần trước dấu gạch để rà theo đơn vị chủ quản: =LEFT(A2, 10).

Thêm cột để dùng lại được#

Danh sách mã số thuế trơn thì rà xong là hết giá trị. Ba cột này biến nó thành công cụ dùng lại:

Cột	Cách lấy	Dùng để
Tên nhà cung cấp	`VLOOKUP` từ file gốc	Đọc cho dễ
Tổng giá trị hóa đơn trong kỳ	`SUMIF` theo mã số thuế	Xác định thứ tự ưu tiên
Số hóa đơn trong kỳ	`COUNTIF` theo mã số thuế	Thấy nhà cung cấp phát sinh thường xuyên

Cột tổng giá trị quyết định thứ tự ưu tiên: nhà cung cấp 2 tỷ đồng cần thẩm định kỹ hơn nhà cung cấp 3 triệu, dù cả hai đều có trạng thái bất thường.

Sau khi có danh sách#

Cổng tra cứu công khai chỉ nhận một mã số thuế mỗi lần, nên với 100–200 mã thì rà tay không khả thi để làm định kỳ hàng quý.

eHoaDon nhận cả danh sách mã số thuế hoặc số định danh cá nhân trong một lần, thay vì từng mã. Nếu hóa đơn của bạn đã được đồng bộ trong hệ thống thì danh sách mã số thuế người bán lấy ra sẵn, không cần các bước Excel ở trên.

Căn cứ#

Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC — các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ
Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026)

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.