Hóa đơn trả lại hàng: bên nào xuất và kê khai ra sao

Trả lại hàng là tình huống làm nhiều kế toán lúng túng, vì nó liên quan tới hóa đơn đã phát hành và thuế đã khấu trừ ở kỳ trước.

1. Bên nào lập hóa đơn
2. Vì sao là điều chỉnh chứ không phải thay thế
3. Kê khai thuế GTGT
4. Hồ sơ cần lưu
5. Kiểm tra trên hệ thống
6. Ba lỗi hay gặp
7. Căn cứ
8. Xem thêm

Bên nào lập hóa đơn#

Nguyên tắc phụ thuộc vào việc bạn — bên mua — có sử dụng hóa đơn hay không.

Trường hợp phổ biến: người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Hai bên lập biên bản trả lại hàng ghi rõ lý do và số lượng, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng phần hàng trả lại.

Cách cũ, không nên chọn: bên mua tự lập hóa đơn cho phần hàng trả lại, coi như bán lại cho người bán. Đây là thực hành theo quy định trước đây, hiện không còn là cách được chấp nhận rộng — cơ chế hiện hành là người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Nếu người bán đề nghị cách này, nên trao đổi lại.

Chọn cách nào nên thống nhất với người bán trước khi làm, và ghi vào biên bản. Việc mỗi bên tự làm một kiểu dẫn tới hoặc thiếu hoặc trùng hóa đơn.

Vì sao là điều chỉnh chứ không phải thay thế#

Đây là chỗ sai thường gặp. Trả lại một phần hàng không phủ định hóa đơn gốc — phần hàng bạn giữ lại vẫn có giao dịch thật.

Do đó:

Nếu dùng hóa đơn thay thế cho việc trả lại một phần, hóa đơn gốc bị loại và bạn mất căn cứ cho phần hàng vẫn giữ.

Ngoại lệ: trả lại toàn bộ hàng của một hóa đơn. Khi đó hóa đơn thay thế hoặc hủy hóa đơn là hợp lý, vì giao dịch không còn.

Chi tiết cơ chế hai loại: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế.

Kê khai thuế GTGT#

Phần quan trọng nhất và cũng dễ sai nhất.

Nếu hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ: đơn giản, kê khai số thuế đầu vào đã trừ phần điều chỉnh.

Nếu hóa đơn gốc ở kỳ trước, đã kê khai và đã khấu trừ: bạn phải giảm thuế GTGT đầu vào ở kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. Không cần kê khai bổ sung cho kỳ cũ, vì kỳ cũ không sai — tại thời điểm đó giao dịch là đúng.

Đây là điểm phân biệt với trường hợp hóa đơn sai sót: hóa đơn sai từ đầu thì kỳ cũ sai và phải kê khai bổ sung; trả lại hàng là sự kiện mới phát sinh, xử lý ở kỳ phát sinh.

Hồ sơ cần lưu#

• [ ] Biên bản trả lại hàng có xác nhận hai bên, ghi rõ số lượng, lý do, hóa đơn gốc liên quan
• [ ] Hóa đơn điều chỉnh giảm (file XML gốc)
• [ ] Phiếu xuất kho trả hàng
• [ ] Chứng từ hoàn tiền, nếu đã thanh toán
• [ ] Hóa đơn gốc, vẫn giữ nguyên trong hồ sơ

Biên bản trả lại hàng là chứng từ trung tâm. Không có nó, hóa đơn điều chỉnh giảm trông như một khoản giảm giá không rõ nguyên nhân.

Kiểm tra trên hệ thống#

Sau khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh, xác nhận trên hệ thống tra cứu:

1. Hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái đã bị điều chỉnh
2. Hóa đơn mới có trạng thái hóa đơn điều chỉnh
3. Hóa đơn mới mang thông tin trỏ về hóa đơn gốc: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập

Nếu không thấy cặp trạng thái này, việc điều chỉnh chưa hoàn tất trên hệ thống dù bạn đã có file trong tay.

Lưu ý về phạm vi tra cứu: hệ thống lọc theo ngày lập hóa đơn. Muốn thấy hóa đơn gốc đã đổi trạng thái, phải tra lại chính tháng của hóa đơn gốc — không phải tháng hiện tại. Xem Hóa đơn bị hủy sau khi đã kê khai.

Ba lỗi hay gặp#

Bỏ luôn hóa đơn gốc khỏi bảng kê. Sai. Hóa đơn gốc vẫn còn giá trị cho phần hàng đã nhận.

Không giảm thuế đầu vào, chỉ ghi giảm chi phí. Thiếu một nửa. Trả lại hàng làm giảm cả chi phí và thuế GTGT được khấu trừ.

Xử lý bằng ghi chú nội bộ, không có hóa đơn điều chỉnh. Sổ của bạn đúng nhưng dữ liệu trên hệ thống thuế vẫn ghi nhận giá trị cũ. Khi đối chiếu, bạn sẽ lệch — và phần lệch đó rất khó giải thích. Xem Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán.

Căn cứ#

• Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) — bỏ mốc "từ 20 triệu đồng trở lên"
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT); khoản 2 Điều 26 nêu các trường hợp đặc thù
• Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) — mức 5 triệu đồng/lần với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Hóa đơn hàng cho biếu tặng và hàng khuyến mại