Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: mốc 5 triệu

Ngưỡng hiện hành là từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT — không phải 20 triệu như nhiều tài liệu cũ còn ghi. Giao dịch dưới mức đó vẫn được trả tiền mặt và vẫn khấu trừ được bình thường.

1. Con số 20 triệu đi đâu
2. Quy tắc cộng dồn trong ngày
3. Chứng từ thế nào là hợp lệ
4. Trả chậm, trả góp
5. Đừng gộp hai ngưỡng 5 triệu làm một
6. Kiểm tra định kỳ
7. Ba lỗi làm mất khấu trừ
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Con số 20 triệu đi đâu#

Đây là chỗ gây nhầm nhiều nhất, nên nói cho rõ:

• Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 bỏ mốc "từ 20 triệu đồng trở lên" ở tầng luật, giao Chính phủ quy định mức cụ thể
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đặt ngưỡng từ 5 triệu đồng, đã gồm thuế GTGT

Nghĩa là ngưỡng không bị bãi bỏ, chỉ hạ xuống. Câu "từ nay mọi giao dịch đều cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt" là sai, và nó đang được lặp lại ở khá nhiều nơi.

Quy tắc cộng dồn trong ngày#

Đây là phần dễ vấp nhất, kể cả với người đã biết mốc 5 triệu.

Nhiều lần mua dưới 5 triệu, trong cùng một ngày, từ cùng một người bán, tổng từ 5 triệu trở lên → tất cả các lần đó đều cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ: mua 3 lần trong ngày 15/9 từ cùng một nhà cung cấp, lần lượt 2 triệu, 1,8 triệu và 1,5 triệu — tổng 5,3 triệu. Cả ba giao dịch đều thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, dù từng lần đều dưới ngưỡng.

Hệ quả thực tế: với nhà cung cấp phát sinh nhiều lần trong ngày — vật tư, văn phòng phẩm, nhiên liệu — cách an toàn nhất là mặc định chuyển khoản, không tính từng lần.

Chứng từ thế nào là hợp lệ#

Hai dòng cuối là hai lỗi gặp nhiều nhất trong thực tế. Dòng áp chót còn là dấu hiệu rủi ro chứ không chỉ là lỗi thủ tục — xem Dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống.

Trả chậm, trả góp#

Trường hợp mua trả chậm, trả góp mà chưa đến hạn thanh toán: khoản thuế đầu vào vẫn được khấu trừ, kèm cơ chế xử lý khi tới hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nội dung này thuộc điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP — ngưỡng 5 triệu không thay đổi, phần sửa chỉ liên quan tới cách xử lý trả chậm, trả góp.

Việc cần làm: theo dõi các khoản mua trả chậm theo hạn thanh toán, và bảo đảm khi tới hạn thì thanh toán qua ngân hàng. Bỏ quên nhóm này là mất khấu trừ ở kỳ sau mà không ai nhớ vì sao.

Đừng gộp hai ngưỡng 5 triệu làm một#

Cùng con số nhưng khác căn cứ và khác hệ quả:

Một giao dịch trả tiền mặt 8 triệu đồng thì mất cả hai — vừa mất khấu trừ, vừa bị loại khỏi chi phí. Đây là lý do khoản chi tiền mặt giá trị trung bình lại đắt hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.

Với khoản mua theo bảng kê thu mua từ hộ, cá nhân, ngưỡng tính theo giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân — xem Chi phí không có hóa đơn.

Kiểm tra định kỳ#

Cách rà nhanh mỗi tháng, dùng chính dữ liệu hóa đơn mua vào đã tải về:

1. Lọc các hóa đơn có tổng tiền thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên
2. Đối chiếu với sao kê ngân hàng — có khoản chi tương ứng không
3. Với hóa đơn dưới 5 triệu, nhóm theo mã số thuế người bán + ngày rồi cộng tổng, tìm nhóm chạm ngưỡng
4. Kiểm tra tên tài khoản nhận tiền khớp tên đơn vị bán

Bước 3 là bước hầu như không ai làm bằng tay vì mất công, nhưng làm được bằng công thức trên file Excel bảng kê. Cách dựng dữ liệu: Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào và Xuất Excel hóa đơn mua vào đầy đủ dòng hàng hóa.

Bước 4 nghe đơn giản nhưng bắt được đúng nhóm rủi ro nặng nhất: tiền chảy vào tài khoản không phải của đơn vị bán.

Ba lỗi làm mất khấu trừ#

Trả tiền mặt cho giao dịch vừa quá ngưỡng. Hóa đơn 5,2 triệu trả tiền mặt là mất khấu trừ toàn bộ phần thuế của hóa đơn đó — không phải mất phần vượt.

Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của giám đốc bên mua. Người trả phải là doanh nghiệp. Trường hợp bất khả kháng phải có quy định nội bộ và chứng từ hoàn trả rõ ràng, nhưng đây không phải cách làm nên duy trì.

Không giữ chứng từ. Có chuyển khoản thật nhưng không lưu ủy nhiệm chi, tới lúc cần thì ngân hàng chỉ tra được trong một khoảng thời gian nhất định. Lưu ngay theo tháng cùng bộ hóa đơn.

Căn cứ#

• Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) — bỏ mốc "từ 20 triệu đồng trở lên" ở tầng luật
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng từ 5 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT; quy tắc cộng dồn nhiều lần mua trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế; khoản 2 Điều 26 nêu các trường hợp đặc thù
• Nghị định 144/2026/NĐ-CP — sửa đổi điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về mua trả chậm, trả góp; ngưỡng 5 triệu không thay đổi
• Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) — mức 5 triệu đồng/lần với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
• Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ
• Nhà cung cấp bỏ trốn: xử lý hóa đơn đã kê khai