Cách xuất Excel hóa đơn mua vào có đầy đủ dòng hàng hóa

Trả lời ngắn: không có cách nào xuất trực tiếp file Excel có đủ dòng hàng hóa từ cổng tra cứu. File xuất ra chỉ có dữ liệu cấp hóa đơn. Muốn có chi tiết hàng hóa, bạn phải mở từng hóa đơn, tải từng file XML, hoặc dùng công cụ tự động.

Đây là giới hạn gây mất thời gian nhất của chức năng tra cứu, và ít người biết trước khi bắt tay vào làm.

1. File Excel tải về có gì
2. File Excel thiếu những gì
3. Vì sao điều này quan trọng
4. Ba cách lấy chi tiết
   1. Cách 1: Bấm vào từng hóa đơn
   2. Cách 2: Tải file XML từng hóa đơn
   3. Cách 3: Tự động hóa
5. Lưu ý khi tự ghép file bằng tay
6. Căn cứ

File Excel tải về có gì#

Khi bạn bấm "Xuất Excel" ở bảng kết quả tra cứu, file nhận được chứa thông tin ở cấp hóa đơn:

• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
• Ngày lập
• mã số thuế và tên người bán
• mã số thuế và tên người mua
• Tổng tiền chưa thuế, tiền thuế, tổng tiền thanh toán
• Trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra
• Đơn vị tiền tệ và tỷ giá (với hóa đơn thường)

Đủ để đối chiếu tổng số và kiểm tra tính hợp lệ. Nhưng không đủ để hạch toán chi tiết.

File Excel thiếu những gì#

Toàn bộ chi tiết dòng hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thuế suất từng dòng
• Chiết khấu từng dòng

Nghĩa là bạn biết hóa đơn đó 55 triệu, nhưng không biết trong đó có những gì.

Vì sao điều này quan trọng#

Bốn tình huống bắt buộc phải có chi tiết dòng:

1. Hạch toán đúng tài khoản chi phí. Một hóa đơn của cùng nhà cung cấp có thể gồm cả vật tư, cả dịch vụ vận chuyển — hai tài khoản khác nhau.
2. Đối chiếu nhập kho. Không có số lượng và đơn giá thì không đối chiếu được với phiếu nhập.
3. Hóa đơn nhiều thuế suất. Một hóa đơn có dòng 8% và dòng 10%. Chỉ nhìn tổng tiền thuế thì không tách được.
4. Giải trình khi thanh tra. Cơ quan thuế hỏi về một khoản chi cụ thể, bạn cần chỉ ra dòng hàng tương ứng.

Ba cách lấy chi tiết#

Cách 1: Bấm vào từng hóa đơn#

Trên bảng kết quả, bấm vào một hóa đơn để mở chi tiết, rồi chép tay hoặc chụp lại.

Chính xác nhưng không khả thi ở quy mô thật. Với 300 hóa đơn một tháng là 300 lần bấm chuột và 300 lần chép số.

Cách 2: Tải file XML từng hóa đơn#

Hệ thống cho tải XML của từng hóa đơn. XML chứa đầy đủ chi tiết dòng.

Vấn đề vẫn là số lượng: vẫn phải tải từng cái, rồi cần công cụ đọc XML và chuyển thành bảng. Nếu bạn không quen xử lý XML thì bước thứ hai khó hơn bước đầu.

Cách 3: Tự động hóa#

Đây là việc lặp lại có quy tắc nên máy làm được. Quy trình đúng gồm ba bước: lấy danh sách hóa đơn của kỳ, lấy chi tiết từng hóa đơn trong danh sách, rồi ghép hai cấp dữ liệu thành một bảng.

eHoaDon làm đúng ba bước đó và xuất ra một file Excel có cả dòng tổng hợp cấp hóa đơn và các dòng chi tiết hàng hóa bên dưới, cho toàn bộ kỳ và cho cả hóa đơn thường lẫn hóa đơn máy tính tiền.

Lưu ý khi tự ghép file bằng tay#

Nếu bạn vẫn làm thủ công, hai điểm dễ sai:

Đừng ghép hai file theo vị trí cột. Cấu trúc cột của file hóa đơn thường và hóa đơn MTT khác nhau — file hóa đơn thường có thêm cột đơn vị tiền tệ và tỷ giá, làm các cột phía sau dịch đi. Khớp theo tên tiêu đề.

Kiểm tra tổng sau khi ghép. Cộng cột tiền thuế của bảng chi tiết và so với tiền thuế ở cấp hóa đơn. Lệch nghĩa là bạn mất dòng ở đâu đó.

Xem thêm: Cách tải hóa đơn mua vào từ cổng hóa đơn điện tử và 8 lỗi thường gặp khi không tải được hóa đơn.

Căn cứ#

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14)
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Chương IV quy định cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
• Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC)

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.