Rà soát hóa đơn cuối năm: checklist trước quyết toán

Rà soát cuối năm không phải làm lại việc của 12 lần chốt tháng, mà là làm những việc chỉ có ý nghĩa khi nhìn cả năm: tính lại tỷ lệ phân bổ, chốt các khoản treo, kiểm hóa đơn cũ đã đổi trạng thái, và dọn hồ sơ trước khi bước vào mùa quyết toán.

1. Bốn nhóm việc
2. Nhóm 1 — rà lại 12 tháng
3. Nhóm 2 — tính lại theo số cả năm
4. Nhóm 3 — chốt các khoản treo
5. Nhóm 4 — dọn hồ sơ
6. Ba câu hỏi tự trả lời trước khi khép sổ
7. Việc làm một lần, dùng nhiều năm
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Bốn nhóm việc#

Nhóm 1 — rà lại 12 tháng#

Đây là phần tốn thời gian nhất và cũng là phần bắt được nhiều nhất.

• [ ] Tải lại danh sách hóa đơn mua vào từng tháng của cả năm, cả hai loại hóa đơn
• [ ] So tổng số hóa đơn và tổng tiền từng tháng với sổ
• [ ] Đánh dấu hóa đơn đã chuyển sang đã bị hủy, đã bị thay thế, đã bị điều chỉnh
• [ ] Rà nhóm hóa đơn đã kê khai mà nay không còn ở trạng thái dùng được
• [ ] Lập danh sách hóa đơn có trên hệ thống mà chưa vào sổ

Lý do phải tra lại từng tháng chứ không tra một lượt tháng 12: hệ thống lọc theo ngày lập hóa đơn. Một hóa đơn lập tháng 2 mà người bán hủy vào tháng 11 chỉ hiện trạng thái mới khi bạn tra lại tháng 2. Đây là loại chênh lệch không bao giờ tự lộ ra nếu bạn chỉ nhìn tháng gần nhất.

Với kỳ dài, một lưu ý về cách chia: cổng thuế giới hạn mỗi lượt tra cứu trong một tháng, nên rà cả năm nghĩa là 12 tháng nhân hai loại hóa đơn. Xem Giới hạn kỳ tra cứu hóa đơn: vì sao chỉ được 1 tháng.

Nhóm 2 — tính lại theo số cả năm#

• [ ] Tỷ lệ phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung theo doanh thu cả năm, điều chỉnh phần chênh so với số đã tạm phân bổ trong năm
• [ ] Rà lại phân loại chi phí dùng riêng và dùng chung — có khoản nào xếp sai nhóm không
• [ ] Kiểm tra doanh thu xuất khẩu đã được xếp vào nhóm chịu thuế, không phải nhóm không chịu thuế

Việc đầu tiên là việc bị bỏ nhiều nhất vì không ai nhắc, và hệ quả là cả năm dùng tỷ lệ của mấy tháng đầu. Cách tính: Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung.

Nhóm 3 — chốt các khoản treo#

• [ ] Danh sách hóa đơn đang đòi người bán — xử lý dứt điểm khi còn liên hệ được
• [ ] Khoản chi thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• [ ] Khoản mua trả chậm, trả góp đã tới hạn mà chưa thanh toán qua ngân hàng
• [ ] Hóa đơn thuộc kỳ trước chưa kê khai — quyết định xử lý theo kỳ gốc hay kỳ hiện tại
• [ ] Chi phí không có hóa đơn — kiểm tra có thuộc nhóm được lập bảng kê thu mua không

Về ngưỡng và các trường hợp đặc thù: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Về nhóm chi phí không có hóa đơn: Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ. Về cách chọn kỳ khai bổ sung: Hóa đơn bỏ sót: kê khai bổ sung vào kỳ nào.

Nhóm 4 — dọn hồ sơ#

• [ ] Đối chiếu sổ tài sản cố định với hóa đơn đầu vào của năm mua
• [ ] Kiểm tra hồ sơ tài sản còn đủ, kể cả tài sản mua từ nhiều năm trước
• [ ] Rà nhóm nghiệp vụ hàng biếu tặng, khuyến mại phát sinh trong năm — hóa đơn đã lập đủ chưa, thủ tục khuyến mại có đầy đủ không
• [ ] Kiểm tra bản gốc dạng dữ liệu của hóa đơn còn đủ, không chỉ còn bản in
• [ ] Tra trạng thái mã số thuế toàn bộ nhà cung cấp phát sinh trong năm
• [ ] Sắp xếp hồ sơ theo giao dịch hoặc theo nhà cung cấp, không theo loại chứng từ

Về nhóm biếu tặng: dịp cuối năm là lúc nghiệp vụ này dồn lại và cũng là lúc dễ làm tắt nhất — xem Hóa đơn hàng cho biếu tặng và hàng khuyến mại.

Về hồ sơ tài sản: Hóa đơn tài sản cố định: khấu trừ và hồ sơ cần lưu. Về lưu trữ: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử và File XML hóa đơn điện tử: lấy ở đâu và đọc thế nào.

Về việc tra trạng thái toàn bộ nhà cung cấp: cổng công khai chỉ nhận một mã số thuế mỗi lần, nên với danh sách vài trăm mã thì đây là việc phải làm hàng loạt. Cách lấy danh sách từ dữ liệu hóa đơn và cách tra theo lô: Tra cứu hàng loạt mã số thuế nhà cung cấp.

Ba câu hỏi tự trả lời trước khi khép sổ#

Toàn bộ hóa đơn đã kê khai còn ở trạng thái dùng được không? Nếu chưa kiểm, bạn chưa biết mình có đang giữ một hóa đơn đã bị hủy hay không.

Mọi khoản chi đáng kể đều chứng minh được là giao dịch thật chứ? Không phải "có hóa đơn", mà là có đủ hợp đồng, biên bản giao nhận, thanh toán qua ngân hàng và bằng chứng sử dụng. Xem Hợp đồng, biên bản giao nhận: hồ sơ đi kèm hóa đơn.

Có nhà cung cấp nào trong năm đã chuyển sang diện rủi ro không? Nếu có, xử lý ngay trong khi còn tập hợp được chứng từ: Nhà cung cấp bỏ trốn: xử lý hóa đơn đã kê khai.

Việc làm một lần, dùng nhiều năm#

Trong lúc dọn hồ sơ cuối năm, có hai thứ nên viết ra và giữ lại:

1. Tài liệu mô tả cách tổ chức dữ liệu — cấu trúc thư mục, quy ước đặt tên, nơi lưu từng loại
2. Danh sách thông tin đăng nhập theo từng mã số thuế, kèm ngày đổi gần nhất và người đổi

Cả hai đều vô nghĩa với bạn ở thời điểm viết, và cực kỳ có giá trị với người tiếp nhận sau bạn. Xem Bàn giao hồ sơ hóa đơn khi kế toán nghỉ việc.

Lịch các mốc nộp hồ sơ trong năm: Lịch kê khai thuế 2026.

Căn cứ#

• Khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026) — khai bổ sung tại kỳ tính thuế có sai sót, trong 05 năm, trước khi công bố quyết định thanh tra, kiểm tra
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP — khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hạch toán riêng và phân bổ theo tỷ lệ doanh thu; Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP — thời hạn lưu trữ 10 năm

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Kiểm tra hóa đơn cuối tháng: checklist 4 nhóm việc
• Chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan thuế thanh tra hóa đơn đầu vào
• Bàn giao hồ sơ hóa đơn khi kế toán nghỉ việc