Bảng kê hóa đơn mua vào: lập thế nào để dùng được khi cần

Hầu hết bảng kê hóa đơn mua vào được lập để nộp cho ai đó, rồi không ai mở lại. Bài này nói về cách lập một bảng kê mà chính bạn sẽ dùng — khi đối chiếu, khi bị hỏi, khi rà soát rủi ro.

Bộ cột tối thiểu, nói ngay: mã số thuế người bán, tên người bán, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, tiền chưa thuế, tiền thuế, tổng tiền, đơn vị tiền tệ, tỷ giá, kết quả kiểm tra hóa đơn, trạng thái hóa đơn, loại hóa đơn. Phần dưới giải thích vì sao từng cột cần thiết.

1. Cột tối thiểu
2. Khóa đối chiếu đúng
3. Phần hay thiếu nhất: chi tiết dòng hàng hóa
4. Cấu trúc hai cấp
5. Cột nên thêm cho việc rà soát
6. Kiểm tra bảng kê trước khi dùng
7. Căn cứ
8. Xem thêm

Cột tối thiểu#

Nhiều bảng kê chỉ có ngày, số hóa đơn, tên nhà cung cấp, tổng tiền. Thiếu quá nhiều để làm việc.

Bộ cột nên có ở cấp hóa đơn:

Hai cột trạng thái là hai cột khác nhau, trả lời hai câu hỏi khác nhau — rất hay bị gộp thành một. Xem Trạng thái xử lý hóa đơn (ttxly) là gì.

Khóa đối chiếu đúng#

Dùng bộ ba: mã số thuế người bán + ký hiệu hóa đơn + số hóa đơn.

Vì sao không dùng số hóa đơn đơn lẻ: mọi nhà cung cấp đều có hóa đơn số 1. Vì sao phải có ký hiệu hóa đơn: cùng một nhà cung cấp có thể dùng nhiều dải hóa đơn, mỗi dải đánh số từ 1.

Vì sao không dùng tên: tên viết được nhiều cách — "Công ty TNHH ABC", "Cty TNHH ABC", "ABC Co., Ltd" — và với hóa đơn ủy nhiệm thì tên trên bản thể hiện có thể là bên được ủy nhiệm. Xem Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.

Phần hay thiếu nhất: chi tiết dòng hàng hóa#

File Excel xuất từ hệ thống của cơ quan thuế chỉ có dữ liệu cấp hóa đơn. Không có tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất từng dòng.

Với bảng kê dùng để hạch toán, thiếu phần này nghĩa là bạn không tách được chi phí theo tài khoản, không đối chiếu được nhập kho, và không xử lý được hóa đơn nhiều thuế suất.

Cách bổ sung và vì sao nó tốn thời gian nếu làm tay: Cách xuất Excel hóa đơn mua vào có đầy đủ dòng hàng hóa.

Cấu trúc hai cấp#

Bảng kê tốt có hai sheet liên kết bằng khóa đối chiếu:

Sheet 1 — cấp hóa đơn. Một dòng một hóa đơn, các cột như bảng trên. Đây là sheet bạn lọc và cộng.

Sheet 2 — cấp dòng hàng. Nhiều dòng cho mỗi hóa đơn, kèm khóa đối chiếu để nối về sheet 1. Đây là sheet bạn tra khi cần biết trong hóa đơn có gì.

Sai lầm thường gặp là gộp hai cấp vào một sheet: mỗi dòng hàng lặp lại toàn bộ thông tin hóa đơn. Lúc cộng tổng tiền, bạn cộng trùng.

Nếu buộc phải gộp một sheet, thêm cột đánh dấu dòng đầu tiên của mỗi hóa đơn để cộng có điều kiện.

Cột nên thêm cho việc rà soát#

Ba cột không có trong file gốc nhưng nên tự thêm:

Trạng thái mã số thuế người bán. Điền sau khi tra cứu, phân theo ba mức: an toàn, cần lưu ý, rủi ro. Đây là cột giúp bạn nhìn ra vấn đề trước khi cơ quan thuế nhìn ra. Xem Tra cứu hàng loạt mã số thuế nhà cung cấp.

Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa. Mốc hiện là 5 triệu đồng, không còn 20 triệu — nên cột này cần điền cho phần lớn các dòng, không chỉ vài hóa đơn lớn.

Ngày bạn tải dữ liệu. Nghe vô nghĩa nhưng rất giá trị: nó cho biết bảng kê phản ánh trạng thái ở thời điểm nào. Vì trạng thái hóa đơn thay đổi theo thời gian, bảng kê không có ngày tải thì bạn không biết nó đã cũ bao nhiêu.

Kiểm tra bảng kê trước khi dùng#

• [ ] Số dòng cấp hóa đơn khớp số hóa đơn thực nhận
• [ ] Có cả hóa đơn thường và hóa đơn máy tính tiền
• [ ] Đã lọc riêng mẫu số 2 ra khỏi nhóm khấu trừ
• [ ] Đã quy đổi hóa đơn ngoại tệ trước khi cộng
• [ ] Tổng tiền thuế ở sheet chi tiết khớp tổng ở sheet hóa đơn
• [ ] Không có hóa đơn trạng thái đã hủy hoặc đã bị thay thế trong nhóm khấu trừ

Sáu mục này bắt được gần hết lỗi số liệu thường gặp.

eHoaDon xuất một sheet có đủ các cột trên: dòng tổng hợp cấp hóa đơn kèm các dòng chi tiết hàng hóa bên dưới, số liệu cấp hóa đơn chỉ ghi ở dòng đầu mỗi hóa đơn nên cộng tổng không bị trùng.

Căn cứ#

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14)
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Chương IV quy định cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
• Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC)

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung: cách tính đúng
• Kiểm tra hóa đơn cuối tháng: checklist 4 nhóm việc