Hóa đơn ngành sản xuất: nguyên vật liệu và xuất kho

Ngành sản xuất có ba nhóm giao dịch mà quy tắc hóa đơn khác hẳn thương mại thuần túy: mua nguyên liệu trực tiếp của người sản xuất không có hóa đơn, thuê gia công ngoài, và điều chuyển vật tư giữa các kho, nhà máy của chính mình. Nhóm đầu dùng bảng kê, nhóm giữa cần hóa đơn dịch vụ, nhóm cuối không lập hóa đơn mà dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

1. Mua nguyên liệu của người sản xuất, hộ kinh doanh: bảng kê 02/TNDN
2. Hộ kinh doanh gom hàng vượt ngưỡng thì phải có hóa đơn
3. Thuê gia công ngoài
4. Điều chuyển nội bộ giữa kho và nhà máy
5. Ba nhóm chi phí đầu vào khác của nhà máy
6. Nhà máy sản xuất hàng không chịu thuế
7. Rà soát định kỳ cho doanh nghiệp sản xuất
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Mua nguyên liệu của người sản xuất, hộ kinh doanh: bảng kê 02/TNDN#

Trong 05 nhóm mua không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; bảng kê theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC), doanh nghiệp sản xuất dùng nhiều nhất hai nhóm: nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt (nhóm 1); và hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (nhóm 5) — nhóm này vẫn được lập bảng kê, dù nhiều tài liệu viết ngược. Đủ 5 nhóm và nội dung bảng kê: Chi phí không có hóa đơn.

Điều kiện đi kèm, thiếu một là bảng kê mất giá trị:

• [ ] Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký
• [ ] Có chứng từ chi tiền cho từng lần mua
• [ ] Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên
• [ ] Thông tin người bán đầy đủ: họ tên, địa chỉ, số định danh

Ngưỡng doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng với hộ, cá nhân kinh doanh hiện là 01 tỷ đồng/năm theo Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP — không phải mốc 500 triệu cũ. Mốc này quyết định nhà cung cấp của bạn có thuộc nhóm 5 hay không.

Hộ kinh doanh gom hàng vượt ngưỡng thì phải có hóa đơn#

Đây là chỗ rủi ro thật với doanh nghiệp sản xuất mua gom số lượng lớn. Một hộ kinh doanh gom hàng (nhóm 5) cung cấp nguyên liệu cho bạn suốt năm rất dễ vượt 01 tỷ đồng doanh thu — khi đó họ thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử (điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) và khoản mua không còn đủ điều kiện lập bảng kê. Với người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán sản phẩm của mình (nhóm 1), ngưỡng này không áp dụng: nhóm 1 không có điều kiện doanh thu, và người bán thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua không phải dùng hóa đơn điện tử, trừ khi tự đăng ký dùng (khoản 1 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

Ba việc nên làm:

Việc thứ ba quan trọng hơn ta tưởng: khi đối chiếu danh sách hóa đơn trên cổng thuế với sổ kế toán, nhóm mua qua bảng kê không bao giờ xuất hiện trên cổng thuế. Nếu không tách trước, mỗi kỳ đối chiếu đều báo lệch ở đúng nhóm này. Cách đối chiếu: Đối chiếu hóa đơn mua vào với sổ kế toán.

Thuê gia công ngoài#

Gia công là dịch vụ, không phải mua bán hàng hóa. Hệ quả:

• Bên gia công lập hóa đơn cho phí gia công, không phải cho giá trị toàn bộ lô hàng
• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
• Nguyên vật liệu bạn chuyển sang cho bên gia công vẫn là tài sản của bạn, không lập hóa đơn bán

Chỗ sai hay gặp: lập hóa đơn bán nguyên vật liệu cho bên gia công rồi mua lại thành phẩm. Cách làm đó biến một hợp đồng gia công thành hai giao dịch mua bán, làm doanh thu và giá vốn phồng lên, và tạo ra nghĩa vụ thuế không cần có.

Chứng từ khi chuyển nguyên vật liệu đi gia công là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 6, ký tự thứ tư N) — cùng loại chứng từ dùng cho điều chuyển nội bộ ở mục dưới.

Điều chuyển nội bộ giữa kho và nhà máy#

Hàng đi từ kho này sang kho khác, từ nhà máy về kho thành phẩm, từ kho ra công trình đều không phải giao dịch bán hàng nên không lập hóa đơn. Chứng từ là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ — mẫu số 6, ký tự thứ tư trong ký hiệu là N. Trường hợp gửi bán đại lý dùng ký tự B.

Doanh nghiệp sản xuất nhiều địa điểm phát sinh nhóm chứng từ này thường xuyên; lô hàng đang chở giữa hai kho mà không có phiếu kèm theo thì không chứng minh được nguồn gốc khi bị kiểm tra. Xem Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

Ba nhóm chi phí đầu vào khác của nhà máy#

Ngoài nguyên vật liệu, nhà máy có ba nhóm chi phí đầu vào lớn với đặc thù riêng:

Điện, nước, viễn thông — thuộc nhóm cần đối soát số liệu theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất ngày 07 của tháng liền kề. Hóa đơn tiền điện tháng 9 lập ngày 05/10 nằm ở danh sách tháng 10. Đây là nhóm chi phí lớn, đều đặn, và gần như luôn lệch kỳ.

Máy móc, thiết bị — thuộc tài sản cố định, chi phí vận chuyển và lắp đặt trước khi đưa vào sử dụng tính vào nguyên giá. Xem Hóa đơn tài sản cố định.

Hàng nhập khẩu — nguyên liệu nhập khẩu không có hóa đơn giá trị gia tăng của người bán nước ngoài; khấu trừ thuế đầu vào dựa trên chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu. Xem Thuế GTGT hàng nhập khẩu: khấu trừ bằng chứng từ gì.

Nhà máy sản xuất hàng không chịu thuế#

Nếu nhà máy sản xuất cả sản phẩm chịu thuế lẫn không chịu thuế — thường gặp ở chế biến nông sản — thuế giá trị gia tăng đầu vào dùng chung phải phân bổ. Doanh nghiệp tạm phân bổ theo từng kỳ kê khai, rồi cuối năm bắt buộc tính lại theo số liệu cả năm — không phải tùy chọn. Cách làm: Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung.

Rà soát định kỳ cho doanh nghiệp sản xuất#

Riêng hai dòng cuối phụ thuộc vào việc bạn nhìn được danh sách hóa đơn thực tế của kỳ, không chỉ số chứng từ kế toán đã nhận. Danh sách hóa đơn tải từ cổng thuế chỉ có số tổng của mỗi hóa đơn, không có dòng hàng hóa — nên muốn kiểm tới mức từng mặt hàng nguyên vật liệu thì phải lấy chi tiết từng hóa đơn. Xem Xuất Excel hóa đơn mua vào đầy đủ dòng hàng hóa.

Căn cứ#

• Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — 05 nhóm mua không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ, gồm nông lâm thủy sản của người sản xuất đánh bắt trực tiếp, sản phẩm thủ công, phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, đồ dùng tài sản của hộ gia đình cá nhân, và hàng hóa dịch vụ của cá nhân hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng; điều kiện gồm bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, chứng từ chi tiền, và thanh toán không dùng tiền mặt nếu mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng
• Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC — bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm
• Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026/NĐ-CP — ngưỡng doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng của hộ, cá nhân kinh doanh là 01 tỷ đồng/năm
• Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
• Khoản 1 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đăng ký sử dụng
• Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — thời điểm lập hóa đơn với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
• Điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — nhóm cần đối soát số liệu gồm cung cấp điện, nước, viễn thông, công nghệ số và các dịch vụ khác: chậm nhất ngày 07 của tháng liền kề
• Mẫu số 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC — phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; mẫu số 6, ký tự thứ tư N, gửi bán đại lý là B

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
• Phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung