Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì

12/09/2026 6 phút đọc

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ dùng khi hàng di chuyển mà chưa bán — điều chuyển giữa các kho, chuyển tới đại lý, đưa hàng đi gia công. Nó không phải hóa đơn bán hàng, không phát sinh doanh thu và không kê khai như hóa đơn đầu vào.

Đứng ở đâu trong hệ thống chứng từ
Dùng trong trường hợp nào
Vì sao không phải hóa đơn bán hàng
Nội dung bắt buộc
Khi nào chuyển thành hóa đơn
Lưu trữ và đối chiếu
Ba nhầm lẫn cần tránh
Căn cứ
Xem thêm

Đứng ở đâu trong hệ thống chứng từ#

Đây là mẫu số 6 trong bộ chín mẫu số hóa đơn, chứng từ điện tử — cùng nhóm với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Phân biệt hai loại bằng ký tự thứ tư trong ký hiệu:

Ký tự thứ tư	Loại chứng từ
N	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
B	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

Ví dụ: mẫu số 6, ký hiệu K26NAB — không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, ký tự thứ tư N nên đây là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Mẫu số là một chữ số đứng riêng; ký hiệu mới là nhóm sáu ký tự, và ký tự thứ tư phải đếm trên nhóm sáu đó. Cách đọc trọn bộ: Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc.

Mẫu chứng từ tham khảo là Mẫu số 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Dùng trong trường hợp nào#

Điều chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh, cửa hàng của cùng một đơn vị
Xuất hàng gửi bán đại lý, khi hàng chưa được đại lý bán ra
Xuất hàng đi gia công rồi nhận về
Xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác khi bên nhận ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu — trường hợp này phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường

Điểm chung của cả bốn: quyền sở hữu hàng chưa chuyển cho người mua. Khi nào bán thật thì mới lập hóa đơn.

Vì sao không phải hóa đơn bán hàng#

Ba khác biệt thực tế, và cả ba đều dẫn tới sai sót nếu nhầm:

	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	Hóa đơn bán hàng
Ghi nhận doanh thu	Không	Có
Có thuế GTGT đầu ra	Không	Tùy loại
Bên nhận kê khai đầu vào	Không	Có
Mục đích	Chứng minh nguồn gốc hàng khi vận chuyển	Chứng từ mua bán

Sai hay gặp nhất: kế toán bên nhận thấy một chứng từ có ký hiệu giống hóa đơn nên đưa vào bảng kê hóa đơn mua vào. Chứng từ này không nằm trong nhóm hóa đơn mua vào, và cũng sẽ không xuất hiện trong danh sách hóa đơn mua vào khi bạn tra cứu.

Phân biệt các loại hóa đơn thật: Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào.

Nội dung bắt buộc#

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thuộc nhóm chứng từ không nhất thiết có đầy đủ nội dung như hóa đơn thông thường — chẳng hạn không cần thông tin người mua theo nghĩa mua bán. Đổi lại, nó phải thể hiện các thông tin đặc thù về việc điều chuyển:

[ ] Thông tin lệnh điều động nội bộ
[ ] Người nhận hàng và người xuất hàng
[ ] Địa điểm kho xuất và địa điểm nhận hàng
[ ] Phương tiện vận chuyển
[ ] Tên hàng, đơn vị tính, số lượng

Thiếu nhóm thông tin về địa điểm và phương tiện là lỗi thường gặp, và cũng là lỗi khó chống chế nhất khi bị kiểm tra hàng hóa trên đường: chứng từ không cho thấy hàng đi từ đâu tới đâu thì nó không chứng minh được nguồn gốc.

Khi nào chuyển thành hóa đơn#

Với hàng gửi bán đại lý, thời điểm lập hóa đơn là khi đại lý bán được hàng cho khách, không phải khi hàng rời kho. Đây là lý do phải theo dõi song song hai con số: số hàng đã xuất theo phiếu, và số hàng đại lý đã bán.

Chênh lệch giữa hai con số chính là hàng tồn tại đại lý. Nếu cuối kỳ hai bên không chốt được số này, việc lập hóa đơn sẽ sai kỳ — mà lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi hay bị nhắc trong các đợt rà soát.

Lưu trữ và đối chiếu#

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ điện tử, lưu trữ theo cùng nguyên tắc với hóa đơn điện tử: giữ bản gốc dạng dữ liệu, không chỉ giữ bản in. Xem File XML hóa đơn điện tử: lấy ở đâu và đọc thế nào và Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử.

Ba việc đối chiếu nên làm định kỳ:

Phiếu xuất kho so với phiếu nhập kho bên nhận — số lượng phải khớp
Hàng gửi đại lý so với hóa đơn đã lập — phần chênh là hàng còn tại đại lý
Tổng hàng xuất nội bộ so với biến động tồn kho — bắt thất thoát

Với doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều điểm bán, đây là nhóm chứng từ dễ mất kiểm soát nhất vì nó không đi qua tay kế toán thuế. Trong ngành xây dựng, việc điều chuyển vật tư giữa các công trình thuộc đúng nhóm này — xem Hóa đơn ngành xây dựng: thời điểm lập theo nghiệm thu.

Ba nhầm lẫn cần tránh#

Dùng phiếu xuất kho thay hóa đơn khi đã bán thật. Không hợp lệ, và là lỗi nặng vì nó che giấu doanh thu.

Không lập gì cả khi điều chuyển nội bộ. Hàng trên đường không có chứng từ chứng minh nguồn gốc là rủi ro khi bị kiểm tra.

Coi phiếu xuất kho là chứng từ khấu trừ. Không có thuế GTGT đầu vào trên phiếu này.

Căn cứ#

Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) — mẫu số 6; ký tự thứ tư N cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, B cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
Mẫu số 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC — mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) — nội dung thể hiện trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và trường hợp xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.