Tem, vé, thẻ điện tử: mẫu số 5 và cách kê khai

Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn mẫu số 5, và chúng có thể là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng tùy người phát hành. Quyền khấu trừ thuế đầu vào phụ thuộc vào việc đó, không phụ thuộc vào chuyện tấm vé trông giống hóa đơn hay không.

1. Phân biệt bằng ký tự thứ tư
2. Những thứ thực tế thuộc nhóm này
3. Vé máy bay — trường hợp hay vướng nhất
4. Điều kiện để khấu trừ
5. Vì sao vé điện tử hay không thấy khi tra cứu
6. Quy trình gọn cho chi phí đi lại
7. Nếu hóa đơn về sau kỳ kê khai
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Phân biệt bằng ký tự thứ tư#

Ký hiệu hóa đơn gồm sáu ký tự, và ký tự thứ tư cho biết loại chứng từ. Với tem, vé, thẻ điện tử có hai chữ cần nhớ:

Bộ ký tự thứ tư đầy đủ theo Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC gồm mười chữ: T D L M N B G H X F. Ý nghĩa từng chữ và cách đọc trọn ký hiệu: Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc.

Ví dụ đọc nhanh: mẫu số 5, ký hiệu K26GAA — K là không có mã của cơ quan thuế, 26 là năm 2026, ký tự thứ tư G cho biết đây là hóa đơn giá trị gia tăng. Lưu ý cách viết: mẫu số là một chữ số đứng riêng, ký hiệu mới là nhóm sáu ký tự. Nhiều tài liệu ghép liền thành 5K26GAA cho gọn, và nếu bạn đếm ký tự thứ tư trên chuỗi ghép đó sẽ ra nhầm.

Những thứ thực tế thuộc nhóm này#

• Vé máy bay, vé tàu, vé xe khách điện tử
• Vé vào cửa các khu vui chơi, sự kiện
• Thẻ dịch vụ trả trước dạng điện tử
• Tem điện tử theo quy định của từng ngành

Điểm chung: giá trị từng chiếc thường nhỏ, số lượng nhiều, và kế toán hay nhận chúng dưới dạng ảnh chụp hoặc email xác nhận thay vì file hóa đơn đầy đủ.

Vé máy bay — trường hợp hay vướng nhất#

Chi phí đi lại của nhân viên gần như tháng nào cũng có, và đây là nhóm chứng từ hay bị thiếu nhất khi rà soát cuối kỳ.

Ba thứ thường bị nhầm là một:

Hai thứ đầu là chứng từ chứng minh chuyến đi có thật — vẫn nên giữ — nhưng không thay được hóa đơn. Nếu đặt vé qua đại lý, hóa đơn có thể do đại lý phát hành cho phần phí dịch vụ, tách khỏi phần vé. Kiểm tra kỹ mã số thuế người mua trên chứng từ nhận được là mã số thuế công ty, không phải để trống hay ghi tên cá nhân.

Điều kiện để khấu trừ#

Ngoài việc phải là hóa đơn GTGT, hai điều kiện chung vẫn áp dụng:

1. Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế. Vé đi công tác thì được; vé du lịch cho gia đình chủ doanh nghiệp thì không.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Điều kiện thứ hai có một cái bẫy với nhóm vé, thẻ: nhiều giao dịch nhỏ nhưng mua trong cùng một ngày từ cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng trở lên thì tất cả các lần đó đều cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Mua 6 vé, mỗi vé 900 nghìn, cùng ngày cùng hãng là rơi đúng vào trường hợp này.

Chi tiết quy tắc cộng dồn và các trường hợp đặc thù: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì sao vé điện tử hay không thấy khi tra cứu#

Hai lý do, và cả hai đều thường gặp:

Sai mã số thuế người mua. Nhân viên tự đặt vé rồi khai mã số thuế sai, hoặc bỏ trống. Hóa đơn vẫn tồn tại nhưng không rơi vào danh sách hóa đơn mua vào của công ty bạn. Xem Hóa đơn sai thông tin người mua.

Hóa đơn được phát hành sau chuyến đi. Ngày lập hóa đơn có thể khác ngày bay, nên tra đúng tháng bay không ra. Hệ thống lọc theo ngày lập hóa đơn chứ không theo ngày sử dụng dịch vụ.

Quy trình gọn cho chi phí đi lại#

• [ ] Đặt vé qua tài khoản công ty, khai sẵn mã số thuế người mua
• [ ] Yêu cầu hóa đơn ngay khi đặt, không đợi cuối tháng mới xin
• [ ] Thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản của công ty, không dùng tiền mặt
• [ ] Nhân viên nộp kèm: hóa đơn, xác nhận đặt chỗ, và mục đích chuyến đi
• [ ] Cuối tháng đối chiếu số vé đã đặt với số hóa đơn nhận được

Bước cuối bắt được đúng cái thường mất: vé đã đi nhưng chưa ai xin hóa đơn. Cách tổ chức việc thu hóa đơn từ nhân viên: Quy trình nhận hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp.

Nếu hóa đơn về sau kỳ kê khai#

Vé tháng này nhưng hóa đơn tháng sau là chuyện bình thường với nhóm chứng từ đi lại. Quy tắc xử lý: Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 cho phép khai bổ sung tại kỳ tính thuế có sai sót, trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ đó và trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Chi tiết các tình huống: Hóa đơn bỏ sót: kê khai bổ sung vào kỳ nào.

Với chi phí vận chuyển hàng hóa — khác với vé đi lại của người — cách xử lý và thời điểm lập hóa đơn cũng khác: Hóa đơn vận tải và chi phí vận chuyển.

Căn cứ#

• Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) — mẫu số 5 là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử; ký tự thứ tư G cho loại là hóa đơn GTGT, H cho loại là hóa đơn bán hàng
• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP — ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng đã gồm thuế GTGT, và quy tắc cộng dồn trong cùng một ngày với cùng một người bán
• Khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 — khai bổ sung tại kỳ tính thuế có sai sót

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc
• Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào
• Hóa đơn nhà hàng, khách sạn và chi phí tiếp khách