Hóa đơn ngành xây dựng: thời điểm lập theo nghiệm thu

Với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành — không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với bán hàng hóa thông thường.

1. Quy tắc gốc
2. Tạm ứng thì sao
3. Việc của bên mua — chủ đầu tư
4. Vật tư công trình — nhóm chi phí lớn nhất
5. Điều chuyển vật tư giữa các công trình
6. Thầu phụ
7. Công trình kéo dài qua nhiều năm
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Quy tắc gốc#

Căn cứ là điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2026.

Hệ quả trực tiếp:

• Nghiệm thu xong là phải lập hóa đơn, dù chủ đầu tư chưa thanh toán
• Nghiệm thu từng đợt thì lập hóa đơn từng đợt, theo phần khối lượng đã được nghiệm thu
• Không được đợi thanh toán rồi mới lập hóa đơn

Ví dụ: nghiệm thu hạng mục ngày 15/8/2026, chủ đầu tư thanh toán tháng 9/2026 — hóa đơn vẫn phải lập tại thời điểm nghiệm thu ngày 15/8/2026.

Tạm ứng thì sao#

Đây là câu hỏi được hỏi nhiều nhất trong ngành, và cũng là chỗ chưa ngã ngũ — đừng tin tài liệu nào khẳng định dứt khoát theo một chiều.

Khoản tạm ứng khi chưa có khối lượng nào được nghiệm thu không gắn với quy tắc nghiệm thu tại điểm c khoản 4 Điều 9. Nhưng khoản 2 Điều 9 cùng nghị định lại buộc lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, chỉ trừ khoản tiền cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng. Hai quy định này va nhau ở đúng tình huống tạm ứng xây lắp.

Cách an toàn: ghi rõ trong hợp đồng bản chất khoản tiền — đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng hay tạm ứng theo tiến độ — vì hai thứ này có hệ quả khác nhau. Với hợp đồng giá trị lớn, xin hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trước khi triển khai thay vì xử lý xong rồi giải trình.

Với hoạt động kinh doanh bất động sản thì quy tắc khác — điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định riêng cho trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng mà thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng. Đừng áp quy tắc của xây lắp sang bất động sản và ngược lại.

Việc của bên mua — chủ đầu tư#

Nếu bạn là bên nhận hóa đơn xây lắp, ba việc cần kiểm:

• [ ] Ngày lập hóa đơn khớp với ngày nghiệm thu trên biên bản
• [ ] Khối lượng trên hóa đơn khớp với khối lượng nghiệm thu
• [ ] Hóa đơn có xuất hiện khi tra cứu hóa đơn mua vào không

Mục đầu tiên là mục hay lệch. Nhà thầu lập hóa đơn muộn hơn ngày nghiệm thu là chuyện phổ biến, và nó đẩy hóa đơn sang kỳ kê khai khác. Xem Hóa đơn bỏ sót: kê khai bổ sung vào kỳ nào.

Bộ chứng từ đi kèm cho một đợt nghiệm thu: hợp đồng và phụ lục, bản vẽ hoặc khối lượng dự toán, biên bản nghiệm thu khối lượng, hóa đơn, chứng từ thanh toán. Xem Hợp đồng, biên bản giao nhận: hồ sơ đi kèm hóa đơn.

Vật tư công trình — nhóm chi phí lớn nhất#

Đây là phần chiếm phần lớn hóa đơn đầu vào của một đơn vị xây dựng, và cũng là phần dễ mất kiểm soát nhất.

Dòng cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó: khi phải chứng minh giao dịch có thật, thứ thuyết phục nhất là chỉ ra vật tư đó đã vào công trình nào, khối lượng nào đã nghiệm thu tương ứng. Không có mối liên kết đó thì bộ hồ sơ yếu hẳn.

Với khoản mua không có hóa đơn: Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ. Với quy trình thu hóa đơn từ công trường: Quy trình nhận hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp.

Điều chuyển vật tư giữa các công trình#

Chuyển vật tư từ kho về công trình, hoặc từ công trình này sang công trình khác, không phải là bán hàng. Chứng từ dùng là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ — mẫu số 6.

Đặc thù của xây dựng là vật tư liên tục di chuyển giữa các công trình, nên nhóm chứng từ này phát sinh nhiều và hay bị làm tắt. Yêu cầu nội dung và các lỗi thường gặp: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì.

Thầu phụ#

Quan hệ với thầu phụ chịu cùng quy tắc thời điểm lập hóa đơn: thầu phụ lập hóa đơn khi khối lượng của họ được nghiệm thu, không phải khi bạn được chủ đầu tư thanh toán.

Đây là chỗ hay phát sinh tranh chấp về dòng tiền, nhưng về mặt hóa đơn thì không có chỗ để linh hoạt. Việc cần làm là ghi rõ trong hợp đồng thầu phụ: mốc nghiệm thu, thời hạn xuất hóa đơn, và điều kiện thanh toán — ba thứ này tách rời nhau.

Với thầu phụ mới, thêm một bước kiểm tra: Hóa đơn doanh nghiệp mới thành lập: cần kiểm gì.

Công trình kéo dài qua nhiều năm#

Ba việc nên làm mỗi cuối năm với công trình dở dang:

1. Đối chiếu khối lượng đã nghiệm thu với hóa đơn đã lập — phần chênh là hóa đơn còn thiếu
2. Rà vật tư đã xuất cho công trình so với khối lượng nghiệm thu tương ứng
3. Kiểm tra hóa đơn đầu vào của công trình còn ở trạng thái dùng được không

Việc thứ ba cần lưu ý về phạm vi tra cứu: hệ thống lọc theo ngày lập hóa đơn, nên hóa đơn của năm trước phải tra lại đúng tháng của nó mới thấy trạng thái mới. Xem Rà soát hóa đơn cuối năm: checklist trước quyết toán.

Căn cứ#

• Điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) — thời điểm lập hóa đơn với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
• Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng
• Điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP — quy định riêng với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
• Mẫu số 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC — phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì
• Chi phí không có hóa đơn: khi nào vẫn được trừ
• Hóa đơn vận tải và chi phí vận chuyển