Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào

Khác biệt lớn nhất nằm ở một chỗ: hóa đơn giá trị gia tăng có thuế GTGT để khấu trừ, hóa đơn bán hàng thì không. Nhận nhầm loại rồi kê khai khấu trừ là lỗi bị loại ngay khi rà soát, dù hóa đơn hoàn toàn hợp lệ.

1. Nhận ra bằng ký hiệu mẫu số
2. Ai dùng loại nào
3. Hệ quả khi kê khai
4. Ba lỗi thường gặp
5. Đọc hóa đơn: nhìn vào đâu
6. Trường hợp đặc biệt hay gặp
7. Lọc nhanh theo loại trong file Excel
8. Căn cứ
9. Xem thêm

Nhận ra bằng ký hiệu mẫu số#

Không cần đọc hết hóa đơn. Ký tự đầu tiên của ký hiệu mẫu số đã nói đủ:

Mẫu số là một chữ số từ 1 đến 9 theo Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cách đọc trọn bộ ký hiệu sáu ký tự đi kèm: Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc.

Nhìn thấy mẫu số 1 là hóa đơn GTGT; thấy 2 là hóa đơn bán hàng. Hai chữ số này quyết định phần lớn cách bạn xử lý.

Ai dùng loại nào#

Sự khác biệt bắt nguồn từ phương pháp tính thuế của người bán, không phải từ loại hàng hóa:

• Người bán tính thuế theo phương pháp khấu trừ — dùng hóa đơn giá trị gia tăng. Trên hóa đơn tách riêng giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế.
• Người bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp — dùng hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn chỉ có tổng tiền thanh toán, không tách dòng thuế GTGT.

Nghĩa là bạn không chọn được. Cùng một mặt hàng, mua của đơn vị này ra hóa đơn GTGT, mua của đơn vị kia ra hóa đơn bán hàng.

Hệ quả khi kê khai#

Dòng thứ ba là chỗ hay bị bỏ sót theo chiều ngược lại: nhận hóa đơn bán hàng rồi tưởng không dùng được nên bỏ luôn khỏi sổ. Sai — hóa đơn bán hàng vẫn là chứng từ hợp lệ để ghi nhận chi phí, chỉ là không có phần thuế để khấu trừ.

Các trường hợp khác khiến thuế đầu vào không được khấu trừ dù cầm hóa đơn GTGT: Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.

Ba lỗi thường gặp#

Kê khai khấu trừ hóa đơn bán hàng. Không có thuế GTGT trên hóa đơn thì không có gì để khấu trừ. Lỗi này bị phát hiện dễ vì tổng thuế đầu vào trên tờ khai không khớp với bảng kê.

Bỏ hóa đơn bán hàng ra khỏi chi phí. Ngược lại của lỗi trên, và làm doanh nghiệp thiệt.

Tách ngược thuế từ tổng tiền trên hóa đơn bán hàng. Lấy tổng tiền chia 1,1 để "tìm ra" phần thuế là việc không có căn cứ. Hóa đơn bán hàng không mang thuế GTGT đầu vào.

Đọc hóa đơn: nhìn vào đâu#

Ba chỗ, theo thứ tự:

1. Ký hiệu mẫu số — chữ số đầu tiên, cho biết loại hóa đơn
2. Dòng thuế suất và tiền thuế — có thì là hóa đơn GTGT, không có thì là hóa đơn bán hàng
3. Tổng tiền thanh toán — với hóa đơn bán hàng đây là toàn bộ số bạn ghi nhận chi phí

Nếu ký hiệu mẫu số là 1 nhưng dòng thuế suất ghi KCT, KKKNT hoặc tương tự, đó là hóa đơn GTGT cho mặt hàng không chịu thuế hoặc không phải kê khai tính nộp thuế — vẫn là hóa đơn GTGT, nhưng không có thuế đầu vào để khấu trừ ở dòng đó.

Trường hợp đặc biệt hay gặp#

Hộ kinh doanh. Từ 01/01/2026 thuế khoán với hộ kinh doanh đã bị bãi bỏ, và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn theo quy định mới. Hóa đơn nhận từ hộ kinh doanh thường là hóa đơn bán hàng. Xem Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

Tem, vé, thẻ điện tử. Đây là mẫu số 5, và nó có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tùy người phát hành — phân biệt bằng ký tự thứ tư trong ký hiệu hóa đơn. Xem Tem, vé, thẻ điện tử: mẫu số 5 và cách kê khai.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Mẫu số 6 — đây không phải hóa đơn bán hàng và không kê khai đầu vào. Xem Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì.

Lọc nhanh theo loại trong file Excel#

Khi rà một kỳ có vài trăm hóa đơn, cách nhanh nhất là lọc thẳng theo cột Ký hiệu mẫu số ở đầu file — cột này đã là một chữ số từ 1 đến 9, không cần tách gì thêm. Ba nhóm kết quả:

• Mẫu số 1 và 8 — có thuế GTGT đầu vào, cần kiểm điều kiện khấu trừ
• Mẫu số 2 và 9 — chỉ ghi nhận chi phí
• Mẫu số 5, 6, 7 — kiểm riêng vì mỗi loại có cách xử lý khác nhau

Bảng kê tải từ cổng thuế có sẵn cột này ngay từ đầu file. Cách dựng bảng kê từ dữ liệu tải về: Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào.

Căn cứ#

• Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) — ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là một chữ số từ 1 đến 9; mẫu số 1 là hóa đơn GTGT, mẫu số 2 là hóa đơn bán hàng
• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 — phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp
• Khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 — bãi bỏ thuế khoán với hộ kinh doanh từ 01/01/2026

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đọc
• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
• Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh