Trạng thái xử lý hóa đơn (ttxly) là gì? Bảng tra 9 trạng thái

Khi tra cứu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, bạn gặp hai cột trạng thái khác nhau và rất dễ nhầm lẫn: Kết quả kiểm tra hóa đơn (trong dữ liệu gọi là ttxly) và Trạng thái hóa đơn (tthai).

Hai cột này trả lời hai câu hỏi hoàn toàn khác nhau. Hiểu sai một trong hai dẫn tới kê khai sai.

1. Phân biệt hai cột trạng thái
2. Bảng đầy đủ trạng thái xử lý (ttxly)
   1. Ba trạng thái bạn thực sự quan tâm
3. Bảng trạng thái hóa đơn (tthai)
   1. Cặp thay thế và cặp điều chỉnh
4. Tại sao trạng thái thay đổi sau khi bạn đã tải file?
5. Căn cứ
6. Xem thêm

Phân biệt hai cột trạng thái#

Một hóa đơn có thể "Đã cấp mã hóa đơn" (ttxly = 5, hoàn toàn hợp lệ về mặt tiếp nhận) nhưng đồng thời "Đã bị hủy" (tthai = 6). Nếu bạn chỉ xem cột đầu, bạn sẽ kê khai một hóa đơn đã hủy.

Bảng đầy đủ trạng thái xử lý (ttxly)#

Ba trạng thái bạn thực sự quan tâm#

Trong thực tế, chỉ 5, 6 và 8 là các trạng thái của hóa đơn đã hoàn tất tiếp nhận và dùng được để kê khai:

• 5 — Đã cấp mã hóa đơn: hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Phổ biến nhất.
• 6 — Cục Thuế đã nhận không mã: hóa đơn không mã (doanh nghiệp đủ điều kiện tự phát hành, gửi bảng tổng hợp). Hợp lệ như hóa đơn có mã.
• 8 — Hóa đơn máy tính tiền: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thường là hóa đơn bán lẻ, nhà hàng, siêu thị.

Các mã 0, 1, 3, 7 là trạng thái trung gian — hóa đơn đang trong luồng xử lý và sẽ chuyển sang 5/6/8 khi xong. Nếu một hóa đơn đứng ở đây quá lâu, hãy hỏi lại người bán.

Các mã 2 và 4 là hóa đơn bị từ chối. Không kê khai, và cần yêu cầu người bán phát hành lại.

Lưu ý: chữ hiển thị trên file Excel xuất ra không hoàn toàn giống chữ trên giao diện web. Ví dụ mã 6 hiển thị "Tổng cục thuế đã nhận không mã" trong file Excel nhưng "Cục Thuế đã nhận không mã" trên giao diện. Cùng một trạng thái.

Bảng trạng thái hóa đơn (tthai)#

Cặp thay thế và cặp điều chỉnh#

Trạng thái 2/4 và 3/5 luôn đi theo cặp:

• Hóa đơn A ban đầu có tthai = 1. Người bán phát hiện sai, phát hành hóa đơn B thay thế. Lúc này A chuyển sang tthai = 4 (đã bị thay thế), B là tthai = 2 (hóa đơn thay thế). Chỉ dùng B.
• Nếu người bán điều chỉnh thay vì thay thế: A chuyển sang tthai = 5 (đã bị điều chỉnh), C là tthai = 3 (hóa đơn điều chỉnh). Ở đây dùng cả A và C — hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tăng/giảm, không thay thế toàn bộ.

Đây là chỗ sai phổ biến nhất: coi hóa đơn điều chỉnh như hóa đơn thay thế và bỏ mất hóa đơn gốc.

Trên hệ thống, hóa đơn thay thế và điều chỉnh có thêm các thông tin trỏ về hóa đơn gốc: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và ngày lập của hóa đơn bị thay thế/điều chỉnh.

Tại sao trạng thái thay đổi sau khi bạn đã tải file?#

Trạng thái không cố định. Một hóa đơn bạn tải về tháng trước với tthai = 1 có thể tháng này đã thành tthai = 6 vì người bán hủy nó.

Điều đó có nghĩa là file Excel bạn tải một lần rồi lưu lại sẽ dần sai lệch so với hệ thống thuế. Nếu bạn kê khai dựa trên bản chụp cũ, bạn có thể đang kê khai một hóa đơn đã bị hủy.

Nguyên tắc thực tế: trước mỗi kỳ kê khai và trước mỗi lần làm việc với cơ quan thuế, tra cứu lại, đừng dùng file cũ.

eHoaDon xử lý việc này tự động — khi đồng bộ lại một tháng, hệ thống phát hiện hóa đơn nào đã đổi trạng thái và cập nhật lại toàn bộ chi tiết của hóa đơn đó, nên dữ liệu bạn xem luôn khớp với hệ thống thuế.

Căn cứ#

• Điều 4 và Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC) — ký hiệu mẫu số là một chữ số từ 1 đến 9; ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ký tự thứ tư là một trong 10 chữ T D L M N B G H X F
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) — quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Xem thêm#

• Cách tải hóa đơn mua vào từ cổng hóa đơn điện tử
• Cách kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế