Tra cứu hóa đơn bán ra và đối chiếu doanh thu kê khai

22/08/2026 6 phút đọc

Phần lớn kế toán tra cứu hóa đơn mua vào rất kỹ nhưng bỏ qua hóa đơn bán ra, với lý do "hóa đơn mình xuất thì mình biết rồi". Thực tế đây là chỗ phát hiện được nhiều vấn đề.

Khác gì tra hóa đơn mua vào
Vì sao nên tra hóa đơn bán ra
Quy trình đối chiếu doanh thu
Ba tình huống cần xử lý ngay
Tần suất
Lưu ý khi xử lý file
Căn cứ
Xem thêm

Khác gì tra hóa đơn mua vào#

	Hóa đơn mua vào	Hóa đơn bán ra
Lọc theo	Mã số thuế người mua là bạn	Mã số thuế người bán là bạn
Dùng để	Đối chiếu thuế GTGT đầu vào, chi phí	Đối chiếu doanh thu, thuế GTGT đầu ra
Nguồn dữ liệu	Người bán phát hành	Chính bạn phát hành
Rủi ro chính	Hóa đơn không hợp lệ, nhà cung cấp rủi ro	Lệch doanh thu, hóa đơn xuất thiếu hoặc trùng

Cả hai đều tra theo ngày lập hóa đơn và đều tách hóa đơn thường với hóa đơn máy tính tiền ở hai menu riêng. Nếu doanh nghiệp bạn dùng máy tính tiền để bán lẻ, phải tra cả hai chỗ.

Vì sao nên tra hóa đơn bán ra#

Bốn lý do thực tế:

1. Phát hiện chênh lệch doanh thu trước cơ quan thuế. Dữ liệu bán ra là thứ cơ quan thuế đối chiếu đầu tiên với tờ khai của bạn. Nếu có lệch, biết trước tốt hơn bị hỏi.

2. Tìm hóa đơn xuất trùng. Nhân viên xuất lại hóa đơn vì tưởng lần trước lỗi. Trên phần mềm nội bộ có thể không thấy, nhưng trên hệ thống thuế thì có hai hóa đơn.

3. Kiểm tra hóa đơn bị hủy hoặc thay thế đã được xử lý đúng. Hóa đơn bạn hủy có thực sự chuyển sang trạng thái đã bị hủy trên hệ thống chưa.

4. Kiểm tra trạng thái cấp mã. Hóa đơn đứng ở trạng thái trung gian quá lâu, hoặc bị từ chối, nghĩa là khách hàng của bạn chưa nhận được hóa đơn hợp lệ — và họ sẽ gọi bạn.

Quy trình đối chiếu doanh thu#

1. Tải danh sách hóa đơn bán ra của kỳ, cả hóa đơn thường và hóa đơn máy tính tiền.

2. Loại các hóa đơn không tính vào doanh thu. Hóa đơn đã bị hủy, đã bị thay thế. Hóa đơn điều chỉnh thì phải cộng cả gốc và điều chỉnh — xem Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế.

3. Xử lý hóa đơn ngoại tệ. Lọc riêng, quy đổi theo tỷ giá trên hóa đơn, rồi mới cộng. Xem Hóa đơn ngoại tệ và tỷ giá.

4. Cộng tiền chưa thuế và tiền thuế, so với tờ khai đã nộp.

5. Với phần lệch, tìm theo hai chiều:

Có trên hệ thống, không có trong sổ → hóa đơn xuất mà chưa ghi nhận doanh thu
Có trong sổ, không có trên hệ thống → hóa đơn chưa phát hành thành công, hoặc ghi nhận doanh thu không có hóa đơn

6. Kiểm tra hóa đơn có trạng thái xử lý chưa hoàn tất. Trạng thái dùng được là 5, 6, 8. Các trạng thái trung gian 0, 1, 3, 7 nghĩa là đang xử lý; trạng thái 2 và 4 là bị từ chối. Bảng đầy đủ ở Trạng thái xử lý hóa đơn (ttxly) là gì.

Ba tình huống cần xử lý ngay#

Hóa đơn ở trạng thái bị từ chối. Khách hàng không có hóa đơn hợp lệ để khấu trừ. Phải lập lại và thông báo cho họ. Nếu bạn không rà soát, bạn chỉ biết khi khách gọi vào kỳ quyết toán.

Hóa đơn xuất trùng chưa hủy. Hai hóa đơn cho một giao dịch. Nếu để nguyên, doanh thu kê khai của bạn cao hơn thực tế, và khách hàng có thể khấu trừ hai lần — rủi ro cho cả hai bên.

Hóa đơn đã lập nhưng chưa lên hệ thống. Kiểm tra lại việc gửi dữ liệu. Với hóa đơn không mã, dữ liệu đi theo lô nên có thể chậm — nhưng nếu quá lâu thì là lỗi. Xem Hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã.

Tần suất#

Hàng tháng: đối chiếu tổng doanh thu và tổng thuế đầu ra, rà hóa đơn trạng thái chưa hoàn tất
Hàng quý: rà hóa đơn trùng, kiểm tra các hóa đơn đã hủy và thay thế
Trước quyết toán: đối chiếu cả 12 tháng, tra lại chứ không dùng file cũ

Điểm cuối áp dụng cho cả bán ra và mua vào: trạng thái hóa đơn thay đổi theo thời gian, nên file bạn tải từ tháng 3 không còn phản ánh đúng hệ thống.

Lưu ý khi xử lý file#

Giống hóa đơn mua vào, file Excel bán ra chỉ có dữ liệu cấp hóa đơn, không có chi tiết dòng hàng. Nếu bạn cần đối chiếu doanh thu theo mặt hàng hoặc theo nhóm sản phẩm, phải lấy chi tiết riêng cho từng hóa đơn.

Và cấu trúc cột của file hóa đơn thường khác file hóa đơn máy tính tiền — ghép hai file phải khớp theo tên tiêu đề, không theo vị trí cột.

Xem thêm: Cách tải hóa đơn mua vào từ cổng hóa đơn điện tử để so sánh quy trình.

Căn cứ#

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Chương IV quy định cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC)

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.