Cách tải hóa đơn mua vào từ trang Tổng cục Thuế (hướng dẫn 2026)

29/07/2026 6 phút đọc

Mỗi kỳ kê khai, kế toán đều phải lấy danh sách hóa đơn mua vào từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Việc này nghe đơn giản nhưng lại là công đoạn mất thời gian nhất: đăng nhập, chọn kỳ, tải file, rồi phát hiện file thiếu đúng phần mình cần.

Bài viết này đi qua toàn bộ quy trình thủ công, chỉ ra chỗ hay tắc, và cách xử lý.

Về tên gọi: từ 01/3/2025, Tổng cục Thuế đã đổi tên thành Cục Thuế (Bộ Tài chính). Ở địa phương, 63 cục thuế tỉnh chuyển thành 20 chi cục thuế khu vực (01/3/2025), rồi từ 01/7/2025 tổ chức lại thành 34 đơn vị "Thuế tỉnh, thành phố"; cấp huyện gọi là "Thuế cơ sở". Nhiều người vẫn quen gọi "trang Tổng cục Thuế" — địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn không thay đổi.

Chuẩn bị trước khi tải
Quy trình tải thủ công
Vấn đề lớn nhất: file Excel không có dòng hàng hóa
Khi tra cứu không ra kết quả
Đối chiếu với sổ kế toán
Tự động hóa bước này
Căn cứ
Xem thêm

Chuẩn bị trước khi tải#

Bạn cần:

Tài khoản trên hoadondientu.gdt.gov.vn — thường là mã số thuế của doanh nghiệp kèm mật khẩu do cơ quan thuế cấp. Đây là tài khoản tra cứu hóa đơn, khác với tài khoản trên thuedientu.gdt.gov.vn dùng để kê khai.
Khoảng thời gian cần tra cứu. Mỗi lần tra cứu chỉ nên trong phạm vi một tháng — hệ thống giới hạn số dòng trả về nhưng không công bố ngưỡng cụ thể, nên tra cả năm một lần thường bị treo hoặc trả về thiếu mà không báo lỗi. Doanh nghiệp trên 1.000 hóa đơn/tháng nên chia theo nửa tháng.
Biết mình cần loại hóa đơn nào. Hệ thống tách riêng hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) ở hai menu khác nhau. Nếu chỉ tra một chỗ, bạn sẽ thiếu hóa đơn.

Quy trình tải thủ công#

Đăng nhập vào hoadondientu.gdt.gov.vn bằng mã số thuế và mật khẩu.
Vào Tra cứu → Tra cứu hóa đơn → Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào.
Chọn khoảng Ngày lập hóa đơn (từ ngày – đến ngày). Nên chọn theo từng tháng để tránh bị giới hạn số dòng trả về.
Chọn Kết quả kiểm tra hóa đơn. Nếu để trống, kết quả sẽ gồm cả những hóa đơn chưa đủ điều kiện — xem thêm ở bài Trạng thái xử lý hóa đơn (ttxly) là gì.
Bấm Tìm kiếm, đợi bảng kết quả hiện ra.
Bấm Xuất Excel để tải danh sách.
Lặp lại toàn bộ các bước trên ở menu Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào (máy tính tiền) để lấy hóa đơn MTT.

Với một doanh nghiệp cần dữ liệu 12 tháng và cả hai loại hóa đơn, đó là 24 lượt tra cứu và 24 file Excel phải ghép lại bằng tay.

Vấn đề lớn nhất: file Excel không có dòng hàng hóa#

File Excel xuất ra chỉ chứa thông tin ở cấp hóa đơn — không có chi tiết từng dòng hàng hóa, dịch vụ. Muốn có phần đó, bạn phải mở từng hóa đơn hoặc tải từng file XML.

Với 300 hóa đơn một tháng, đó là 300 lần bấm chuột. Cách xử lý: Cách xuất Excel hóa đơn mua vào có đầy đủ dòng hàng hóa.

Khi tra cứu không ra kết quả#

Điểm cần kiểm tra trước tiên: hệ thống lọc theo ngày lập hóa đơn, không phải ngày bạn nhận hóa đơn. Hóa đơn người bán lập ngày 30/6 nhưng gửi bạn ngày 3/7 vẫn nằm ở kỳ tháng 6.

Các nguyên nhân còn lại — thiếu hóa đơn so với thực tế, file tải về rỗng, số tiền lệch — xem 8 lỗi khi không tải được hóa đơn trên trang thuế.

Đối chiếu với sổ kế toán#

Sau khi có danh sách, quy trình đối chiếu tối thiểu gồm:

Đối chiếu số lượng hóa đơn: số dòng trong file so với số hóa đơn đã nhập sổ.
Đối chiếu tổng tiền thuế GTGT đầu vào: tổng cột tiền thuế so với số đã kê khai.
Tìm hóa đơn có trên hệ thống thuế nhưng không có trong sổ — thường là hóa đơn người bán đã phát hành mà bạn chưa nhận được.
Tìm hóa đơn có trong sổ nhưng không có trên hệ thống thuế — nguy hiểm hơn, vì rất có thể hóa đơn đó không hợp lệ.
Kiểm tra hóa đơn đã bị hủy, bị thay thế hoặc bị điều chỉnh — những hóa đơn này vẫn hiện trong danh sách nhưng không được dùng để kê khai như bình thường.
Kiểm tra trạng thái người bán — xem bài Cách kiểm tra doanh nghiệp rủi ro theo mã số thuế.

Tự động hóa bước này#

Toàn bộ quy trình trên là việc lặp lại có quy tắc, tức là việc máy nên làm. eHoaDon kết nối trực tiếp tới hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế bằng tài khoản của bạn và:

Tra cứu tất cả các tháng và cả hai loại hóa đơn trong một lần chạy.
Lấy chi tiết từng dòng hàng hóa của từng hóa đơn, tự động, không cần bấm từng cái.
Xuất một file Excel duy nhất đã ghép sẵn, có đủ cả cấp hóa đơn và cấp dòng hàng.
Quản lý nhiều công ty trong cùng một tài khoản, phù hợp với kế toán dịch vụ.

Nếu bạn định tự viết công cụ thay vì dùng sẵn, đọc trước Tự viết script tải hóa đơn từ trang thuế — vì sao thường thất bại.

Căn cứ#

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Chương IV quy định cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC)

Quy định về thuế thay đổi thường xuyên — với quyết định có giá trị lớn, hãy đối chiếu lại văn bản đang hiệu lực tại thời điểm phát sinh.